Barcodes toevoegen aan artikelen in Exact Online
U voegt een barcode toe op de artikelkaart in Exact Online: open het artikel, vul de code in het barcodeveld (EAN) in en sla op. Vanaf dat moment herkent de Barcode Scan App het product zodra u het scant. In dit artikel laten we stap voor stap zien hoe u barcodes koppelt — met een bestaande EAN, met een eigen code, en met meerdere codes per artikel.
Waarom barcodes toevoegen aan uw artikelen?
Zonder gekoppelde barcode kan de app een gescand product niet aan het juiste artikel verbinden. Door elk artikel een barcode te geven, legt u de basis voor foutloos scannen bij goederenontvangst, orderpicking, verplaatsingen en inventarisatie. U vervangt foutgevoelig handmatig zoeken en typen door een simpele scan die het artikel direct herkent.
Waar staat het barcodeveld in Exact Online?
Elk artikel in Exact Online heeft een veld voor de barcode. U vindt dit door in het menu naar Voorraad → Artikelen te gaan, een artikel te openen en de artikelgegevens te bekijken. In het barcode- of EAN-veld legt u de code vast die op de verpakking staat gedrukt. Dit is de code die de app straks uitleest.
Stap voor stap: een barcode toevoegen
- Open het artikel: ga naar Voorraad, kies Artikelen en open het gewenste artikel.
- Zoek het barcodeveld: open de artikelgegevens en ga naar het veld Barcode (EAN).
- Vul de barcode in: scan of typ de EAN-code van de verpakking over. Let goed op typefouten — één verkeerd cijfer maakt de code onbruikbaar.
- Gebruik een eigen code indien nodig: heeft het product geen EAN, bedenk dan een unieke eigen code en print een label.
- Voeg extra barcodes toe: koppel eventueel meerdere codes (bijvoorbeeld een omdoos-EAN) aan hetzelfde artikel.
- Sla op en test: bewaar het artikel en scan het product met de app om te controleren dat de juiste artikelregel verschijnt.
Geen EAN? Eigen barcodes gebruiken
Niet elk product heeft een EAN-code van de fabrikant. Denk aan halffabricaten, bulkgoederen of eigen producties. In dat geval maakt u zelf een barcode aan. U kunt hiervoor het artikelnummer gebruiken of een eigen nummerreeks. Leg deze code vast bij het artikel en print vervolgens een barcodelabel dat u op het product of de opslaglocatie plakt. Zo maakt u ook onverpakte of eigen artikelen scanbaar. In de gids voor barcode standaarden leest u welke codetypes (EAN, Code 128, GS1) hiervoor geschikt zijn.
Meerdere barcodes voor één artikel
In de praktijk heeft een product vaak meerdere codes: een consumenteneenheid met een EAN-13, een omdoos met een andere EAN en soms een afwijkende leverancierscode. De Barcode Scan App ondersteunt meerdere barcodes per artikel. U koppelt alle relevante codes aan hetzelfde artikel, zodat een medewerker elke variant kan scannen en altijd hetzelfde artikel in Exact Online raakt. Werkt u met verpakkingseenheden? Dan kunt u per barcode ook een aantal per verpakking meegeven.
Barcodes controleren en labels printen
Nadat u barcodes heeft toegevoegd, is het verstandig om een steekproef te scannen. Zo ontdekt u typefouten of dubbele codes voordat ze in het magazijn tot verwarring leiden. Ontbreekt een label op de verpakking? Print het dan direct vanuit uw administratie met een Dymo- of NiceLabel-printer. Zo staat op elk product een leesbare, gestandaardiseerde barcode.
Van barcode naar scannen
Zodra uw artikelen zijn voorzien van barcodes, kunt u meteen aan de slag met scannen. Bekijk de handleiding hoe u barcodes scant in Exact Online en registreer uw eerste goederenbeweging. Elke scan wordt real-time in Exact Online geboekt, zodat uw voorraad altijd klopt.