Met geplande voorraadtellingen tel je je voorraad gericht in plaats van alles tegelijk: de Barcode Scan App voor Exact Online laat zien welke artikelen en opslaglocaties aan de beurt zijn, je telt ze met de scanner en de telling gaat als voorraadtelling naar Exact Online. Zet je Direct verwerken uit, dan blijft de telling als concept staan, zodat een collega hem kan controleren voordat de voorraad wijzigt.
Voor magazijnen met cyclustellingen, een jaarlijkse inventarisatie of een tweede persoon die tellingen goedkeurt.
In het kort
- Je telt onder de knop Balansen: per product of, als je magazijn opslaglocaties gebruikt, per opslaglocatie.
- Balanssuggesties tonen niet getelde en langst niet getelde artikelen; Balanssuggesties locaties doet hetzelfde voor opslaglocaties.
- Elke telling wordt een voorraadtelling in Exact Online.
- Met Direct verwerken uit blijft de telling als concept in Exact Online staan, klaar voor controle.
- De instelling Tellingen direct verwerken bepaalt per gebruiker of dat vinkje standaard aan staat.
- Tellen zit in het Basis-abonnement.
Wat zijn geplande voorraadtellingen?
Bij een geplande voorraadtelling bepaal je vooraf wat er geteld wordt. De app houdt bij welke artikelen en opslaglocaties met de app zijn geteld en wanneer. De Balanssuggesties tonen daarom eerst wat nog nooit is geteld en daarna wat het langst geleden is geteld. Zo komt elk artikel vanzelf langs.
Wanneer gebruik je het?
- Cyclustelling: elke dag of week een deel van het magazijn tellen in plaats van één grote telling per jaar. Lees meer in cyclustelling in Exact Online.
- Jaarlijkse inventarisatie: verdeel het magazijn over meerdere tellers, ieder per opslaglocatie. Zie ook inventarisatie in Exact Online.
- Controle door een tweede persoon: de magazijnmedewerker telt, de voorraadbeheerder of controller beoordeelt de verschillen in Exact Online en verwerkt de telling pas daarna.
Zo werkt het stap voor stap
Stap 1: Kies wat je telt
Klik op Balansen. Werkt je magazijn met opslaglocaties, dan kies je uit vier knoppen: Balansen per product, Balansen per opslaglocatie, Balanssuggesties en Balanssuggesties locaties. In de Balanssuggesties zie je de lijsten Niet getelde voorraadartikelen en Langst niet getelde artikelen (met de kolom Laatst geteld). Selecteer de artikelen die je vandaag telt en klik op Volgende. Zonder opslaglocaties opent Balansen direct de lijst waarin je de te balansen artikelen selecteert.
Stap 2: Tel met de scanner
Scan de barcode van een artikel om het aantal op te hogen, of vul het getelde aantal in. Voor batch- en serienummerartikelen geef je de nummers op. Telt je magazijn met opslaglocaties, dan tel je per locatie.
Stap 3: Kies direct verwerken of concept
Onder Extra velden staat het vinkje Direct verwerken en het veld Omschrijving. Laat je het vinkje aan, dan past Exact Online de voorraad meteen aan. Zet je het uit, dan wordt de telling als concept opgeslagen. Klik op Verzenden.
Stap 4: Controleer en verwerk in Exact Online
Een concepttelling zie je terug bij de voorraadtellingen in Exact Online. Daar bekijk je de getelde aantallen en de verschillen met de voorraad en verwerk je de telling. Pas dan verandert de voorraad.
Tellingen autoriseren
Autoriseren betekent dat een telling eerst langs iemand gaat die de verschillen beoordeelt. In de app regel je dat met het vinkje Direct verwerken: uit betekent concept in Exact Online. Een grote afwijking kan dan eerst opnieuw geteld worden. Zie ook de aanpak van voorraadverschillen in Exact Online.
Let op: bij batch- en serienummerartikelen kan één telling in de app leiden tot meerdere voorraadtellingen in Exact Online. Controleer ze dan allemaal.
Instellingen
Ga naar Instellingen en open het onderdeel Balansen (zie ook alle instellingen):
- Tellingen direct verwerken: staat standaard aan. Zet je het uit, dan staat Direct verwerken bij elke nieuwe telling uit. De instelling geldt per gebruiker, dus je kunt hem alleen voor tellers uitzetten.
- Extra velden dichtklappen: verbergt Direct verwerken en Omschrijving achter de knop Extra velden.
- Verberg artikelen zonder voorraad (per opslaglocatie) en Verberg locaties zonder voorraad (per product): houden de tellijst kort.
Gerelateerde mogelijkheden
- Vrij tellen: zonder planning gewoon een artikel tellen via Balansen.
- Tellen per opslaglocatie: met Balansen per opslaglocatie tel je één schap of vak in één keer. Een locatietelling registreert de locatie als geteld, niet de artikelen.
- In- of uitboeken zonder order: wil je een bekende hoeveelheid erbij of eraf boeken in plaats van tellen, gebruik dan artikelen in- of uitboeken zonder order.
- Telverschillen analyseren: in Analyse zie je hoe nauwkeurig je voorraad is.
- Meerdere tellers: laat iedere medewerker met een eigen account werken en lees hoe je veilig inlogt met Exact Online.
Veelgestelde vragen
Hoe plan ik een voorraadtelling in Exact Online?
Gebruik in de Barcode Scan App onder Balansen de Balanssuggesties. Je ziet daar de niet getelde voorraadartikelen en de langst niet getelde artikelen, en bij Balanssuggesties locaties hetzelfde voor opslaglocaties. Selecteer wat je vandaag wilt tellen en klik op Volgende. De Balanssuggesties staan onder Balansen als je magazijn met opslaglocaties werkt.
Kan ik een telling laten controleren voordat de voorraad wijzigt?
Ja. Zet bij het afronden van de telling het vinkje Direct verwerken uit. De telling komt dan als concept in Exact Online en de voorraad verandert nog niet. Een collega controleert de telling in Exact Online en verwerkt hem daar.
Hoe zet ik Direct verwerken standaard uit?
Ga naar Instellingen, open het onderdeel Balansen, zet het vinkje Tellingen direct verwerken uit en klik op Opslaan. Bij elke nieuwe telling staat Direct verwerken dan standaard uit. De instelling geldt per gebruiker.
Kan ik per opslaglocatie tellen?
Ja. Werkt je magazijn met opslaglocaties, dan kies je onder Balansen voor Balansen per opslaglocatie. Je selecteert een locatie en krijgt de artikelen te zien die op die locatie zouden moeten liggen. Met Balansen per product tel je de geselecteerde artikelen juist over al hun locaties.
Hoe zie ik welke artikelen het langst niet geteld zijn?
Open Balanssuggesties onder Balansen. De lijst Langst niet getelde artikelen toont eerder getelde artikelen met de kolom Laatst geteld, de oudste telling bovenaan. De lijst Niet getelde voorraadartikelen toont actieve voorraadartikelen die nog niet met de app zijn geteld.
Welk abonnement heb ik nodig om voorraad te tellen?
Tellen, de Balanssuggesties en de keuze om tellingen direct of als concept te verwerken zitten in het Basis-abonnement. De analyse van telverschillen in Analyse hoort bij het Geavanceerd-abonnement.
Bekijk de abonnementen of lees meer over ABC-analyse van je voorraad om te bepalen welke artikelen je vaker telt.