ABC-analyse van uw voorraad: zo doet u het in Exact Online
Een ABC-analyse deelt uw artikelen in drie klassen in: A-artikelen vormen samen ongeveer 80% van uw verbruikswaarde, B-artikelen de volgende 15% en C-artikelen de laatste 5%. Meestal is de A-groep klein: een vijfde van de artikelen of minder. Met die indeling weet u waar u uw aandacht, telwerk en beste magazijnplekken aan besteedt. In dit artikel leest u hoe u de analyse maakt, met een rekenvoorbeeld, welke basis u kiest en wat u per klasse doet.
Het principe: een klein deel van de artikelen doet het meeste werk
De ABC-analyse is gebaseerd op het Pareto-principe, ook wel de 80/20-regel: een klein deel van de oorzaken is verantwoordelijk voor het grootste deel van het resultaat. In een magazijn betekent dat: een beperkt aantal artikelen is goed voor het grootste deel van de omzet, de voorraadwaarde of het aantal picks. Behandelt u alle artikelen hetzelfde, dan besteedt u te veel tijd aan artikelen die weinig uitmaken, en te weinig aan de artikelen die uw resultaat bepalen.
Rekenvoorbeeld: een ABC-analyse in vier stappen
Stel, u heeft tien artikelen met samen 100.000 euro verbruikswaarde over de afgelopen 12 maanden. Zo maakt u de indeling:
- Bereken per artikel de verbruikswaarde: uitgeleverd aantal × kostprijs over 12 maanden.
- Sorteer de artikelen van de hoogste naar de laagste waarde.
- Bereken het cumulatieve aandeel: tel de aandelen van boven naar beneden bij elkaar op.
- Deel in: een artikel is A zolang het cumulatieve aandeel vóór dat artikel onder de 80% ligt, B tot 95%, en C daarboven.
| Artikel | Verbruikswaarde | Aandeel | Cumulatief vóór | Cumulatief na | Klasse |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | € 38.000 | 38% | 0% | 38% | A |
| 2 | € 22.000 | 22% | 38% | 60% | A |
| 3 | € 14.000 | 14% | 60% | 74% | A |
| 4 | € 9.000 | 9% | 74% | 83% | A |
| 5 | € 6.000 | 6% | 83% | 89% | B |
| 6 | € 4.000 | 4% | 89% | 93% | B |
| 7 | € 3.000 | 3% | 93% | 96% | B |
| 8 | € 2.000 | 2% | 96% | 98% | C |
| 9 | € 1.200 | 1,2% | 98% | 99,2% | C |
| 10 | € 800 | 0,8% | 99,2% | 100% | C |
De uitkomst: 4 van de 10 artikelen (40%) zijn samen goed voor 83% van de waarde. Artikel 4 valt nog in klasse A, omdat het cumulatieve aandeel vóór dat artikel (74%) onder de 80% lag: het artikel is nodig om de 80% te bereiken. Bij een echt assortiment van honderden of duizenden artikelen is de A-groep naar verhouding veel kleiner, vaak 10 tot 20% van de artikelen.
Waarde, aantal of picks: welke basis kiest u?
De klassieke ABC-analyse rekent met waarde, maar dat is niet altijd de beste keuze. De basis hangt af van de vraag die u wilt beantwoorden:
| Basis | Meet | Gebruik het voor |
|---|---|---|
| Waarde | uitgeleverde waarde (aantal × kostprijs) | inkoop, voorraadbeleid, veiligheidsvoorraad en tellen: waar zit het geld? |
| Aantal | uitgeleverde stuks | opslagcapaciteit en aanvullen: wat gaat er in volume het hardst? |
| Picks | hoe vaak een artikel gepakt wordt | de indeling van het magazijn: wat moet het dichtst bij de inpakplek liggen? |
Het verschil kan groot zijn. Een goedkope bevestigingsset die in bijna elke order zit, is op waarde een C-artikel, maar op picks een A-artikel. Ligt die achterin het magazijn, dan loopt uw orderpicker er tientallen keren per dag voor heen en weer.
Wat doet u per klasse?
Een ABC-indeling is pas waardevol als u er iets mee doet. Dit zijn de gebruikelijke maatregelen:
| A-artikelen | B-artikelen | C-artikelen | |
|---|---|---|---|
| Tellen | vaak, bijvoorbeeld maandelijks | per kwartaal | één à twee keer per jaar |
| Locatie (op picks) | dicht bij de inpakplek, op grijphoogte | middengebied | achterin, hoog of laag |
| Voorraadbeleid | strak sturen, vaker kleinere bestellingen, scherpe veiligheidsvoorraad | standaard bestelpunt | grotere, minder frequente bestellingen |
| Aandacht | leveranciers en levertijden actief bewaken | periodiek beoordelen | kandidaat voor saneren als ze ook incourant zijn |
Hoe u een telschema per klasse opstelt, leest u in cyclustelling in Exact Online. Voor de indeling van het magazijn combineert u de ABC-analyse op picks met een looproute: zet de A-artikelen vooraan in de route.
Vijf valkuilen
- Eenmalig analyseren. Verkoop verandert; een indeling van vorig jaar klopt niet meer. Herhaal de analyse minimaal elk kwartaal.
- Alleen op waarde kijken. Voor de magazijnindeling is het aantal picks belangrijker dan de waarde.
- Nieuwe artikelen negeren. Een artikel dat twee maanden geleden is geïntroduceerd, heeft nog weinig historie en komt te laag uit. Beoordeel nieuwe artikelen apart.
- Seizoensartikelen vergeten. Over 12 maanden kan een seizoensartikel een B zijn, terwijl het in het hoogseizoen een A is.
- Ontbrekende kostprijzen. Een artikel zonder kostprijs heeft waarde 0 en belandt onterecht in C. Controleer de kostprijzen in Exact Online.
Verder dan ABC: de XYZ-analyse
Een ABC-analyse zegt hoe belangrijk een artikel is, niet hoe voorspelbaar de vraag is. Daarvoor bestaat de XYZ-analyse: X-artikelen hebben een stabiele vraag, Z-artikelen een zeer grillige. De combinatie geeft een fijnmazige indeling: een AX-artikel (belangrijk en voorspelbaar) kunt u strak met weinig voorraad sturen, een AZ-artikel (belangrijk maar grillig) vraagt juist om meer veiligheidsvoorraad. De Barcode Scan App doet de ABC-analyse; de XYZ-indeling maakt u eventueel zelf op basis van de verkoophistorie.
ABC-analyse in Exact Online, zonder Excel
Exact Online heeft alle gegevens voor een ABC-analyse, maar geen kant-en-klare ABC-indeling van uw voorraad. De gebruikelijke route is een export naar Excel, draaitabellen en formules, en dat elk kwartaal opnieuw.
De Barcode Scan App doet dit automatisch. Onder Analyse → ABC-analyse ziet u:
- het aantal A-, B- en C-artikelen en het aandeel van de A-artikelen;
- een Pareto-grafiek met per artikel de waarde, het aantal of de picks en het cumulatieve aandeel;
- per artikel de klasse, zodat u direct ziet waar actie nodig is.
U kiest met één klik de basis: Waarde, Aantal of Picks. De analyse rekent over de laatste 12 maanden en over alle magazijnen, en wordt elke nacht opnieuw berekend. Uw indeling is dus altijd actueel, zonder dat iemand er werk aan heeft. De ABC-klasse op picks wordt ook gebruikt in de analyse Locatiegebruik, zodat u ziet of uw A-artikelen op de goede plek liggen.
Wilt u weten welke andere kengetallen u naast de ABC-analyse moet volgen? Lees dan magazijn-KPI's: 10 kengetallen voor voorraadbeheer. Analyse is onderdeel van het geavanceerd abonnement.
Veelgestelde vragen
Wat is een ABC-analyse?
Een ABC-analyse deelt uw artikelen in drie klassen in naar hun belang. A-artikelen zijn de kleine groep die samen ongeveer 80% van de verbruikswaarde (of van het aantal picks) vormt, B-artikelen de volgende 15% en C-artikelen de rest. De methode is gebaseerd op het Pareto-principe: een klein deel van de artikelen veroorzaakt het grootste deel van het resultaat.
Hoe maak ik een ABC-analyse van mijn voorraad?
Bepaal per artikel de waarde over de afgelopen 12 maanden (aantal × kostprijs), sorteer de artikelen van hoog naar laag, bereken het cumulatieve aandeel en deel in: tot 80% is A, tot 95% is B, de rest is C. In de Barcode Scan App voor Exact Online gebeurt dit automatisch, elke nacht, op waarde, aantal of aantal picks.
Wat is het verschil tussen een ABC-analyse op waarde en op picks?
Een ABC-analyse op waarde laat zien in welke artikelen het meeste geld omgaat; die gebruikt u voor inkoop, voorraadbeleid en tellen. Een ABC-analyse op picks laat zien welke artikelen het vaakst gepakt worden; die gebruikt u voor de indeling van het magazijn, zodat de meest gepickte artikelen het dichtst bij de inpakplek liggen.
Hoe vaak moet ik een ABC-analyse maken?
Een ABC-indeling verandert met uw verkoop: nieuwe artikelen, seizoenen en uitlopende producten verschuiven de klassen. Herhaal de analyse minimaal elk kwartaal. De Barcode Scan App berekent de ABC-analyse elke nacht opnieuw over de laatste 12 maanden, zodat de indeling altijd actueel is.
Kan Exact Online zelf een ABC-analyse maken?
Exact Online heeft de verkoop- en voorraadgegevens, maar geen kant-en-klare ABC-analyse van de voorraad. Met de Barcode Scan App kiest u onder Analyse de ABC-analyse en ziet u per artikel de klasse, een Pareto-grafiek en de verdeling over A, B en C, zonder export naar Excel.