Mit geplanten Inventuren zählen Sie Ihren Bestand gezielt statt alles auf einmal: Die Barcode Scan App für Exact Online zeigt, welche Artikel und Lagerorte an der Reihe sind, Sie zählen sie mit dem Scanner und die Zählung geht als Bestandszählung an Exact Online. Deaktivieren Sie Direkt verarbeiten, bleibt die Zählung ein Entwurf, sodass ein Kollege sie prüfen kann, bevor sich der Bestand ändert.
Praktisch für Lager, die regelmäßig einen Teil des Bestands zählen, für die jährliche Inventur und für Unternehmen, in denen eine zweite Person Zählungen freigibt.
Kurz zusammengefasst
- Sie zählen über die Schaltfläche Anzahl: pro Produkt oder, wenn Ihr Lager Lagerorte verwendet, pro Lagerort.
- Zählvorschläge zeigen nicht gezählte und am längsten nicht gezählte Artikel; Zählvorschläge Lagerorte tun dasselbe für Lagerorte.
- Jede Zählung wird zu einer Bestandszählung in Exact Online.
- Ist Direkt verarbeiten deaktiviert, bleibt die Zählung als Entwurf in Exact Online, bereit zur Prüfung.
- Die Einstellung Produktzählungen direkt verarbeiten legt pro Benutzer fest, ob dieses Häkchen standardmäßig gesetzt ist.
- Das Zählen ist im Basis-Abonnement enthalten.
Was sind geplante Inventuren?
Bei einer geplanten Inventur legen Sie vorab fest, was gezählt wird, statt zufällig ein paar Artikel herauszugreifen. Die App merkt sich, welche Artikel und Lagerorte mit der App gezählt wurden und wann. Darauf basierend zeigen die Zählvorschläge, was an der Reihe ist: zuerst, was noch nie gezählt wurde, danach, was am längsten zurückliegt. So kommt jeder Artikel automatisch einmal an die Reihe.
Außerdem wählen Sie pro Zählung, ob sie direkt verarbeitet oder zuerst geprüft wird. Letzteres nennen wir Zählungen freigeben.
Wann setzen Sie es ein?
- Zyklische Inventur: jeden Tag oder jede Woche einen Teil des Lagers zählen statt einer großen Zählung pro Jahr. Mehr dazu unter zyklische Inventur in Exact Online.
- Jährliche Inventur: Verteilen Sie das Lager auf mehrere Zähler, jeweils pro Lagerort. Siehe auch Inventur in Exact Online.
- Prüfung durch eine zweite Person: Der Lagermitarbeiter zählt, der Bestandsverantwortliche oder Controller prüft die Differenzen in Exact Online und verarbeitet die Zählung erst danach.
So funktioniert es Schritt für Schritt
Schritt 1: Auswählen, was gezählt wird
Klicken Sie auf Anzahl. Arbeitet Ihr Lager mit Lagerorten, wählen Sie aus vier Schaltflächen: Anzahl pro Produkt, Anzahl pro Lagerort, Zählvorschläge und Zählvorschläge Lagerorte. In den Zählvorschlägen sehen Sie die Listen Nicht gezählte Lagerartikel und Am längsten nicht gezählte Artikel (mit der Spalte Zuletzt gezählt). Wählen Sie die Artikel aus, die Sie heute zählen, und klicken Sie auf Nächster. Ohne Lagerorte öffnet Anzahl direkt die Liste, in der Sie die zu zählenden Artikel auswählen.
Schritt 2: Mit dem Scanner zählen
Scannen Sie den Barcode eines Artikels, um die Menge zu erhöhen, oder geben Sie die gezählte Menge ein. Bei Chargen- und Seriennummernartikeln geben Sie die Nummern an. Arbeitet Ihr Lager mit Lagerorten, zählen Sie pro Lagerort.
Schritt 3: Direkt verarbeiten oder Entwurf
Unter Weitere Felder finden Sie das Häkchen Direkt verarbeiten und das Feld Beschreibung. Ist das Häkchen gesetzt, passt Exact Online den Bestand sofort an. Entfernen Sie es, wird die Zählung als Entwurf gespeichert. Klicken Sie auf Einreichen.
Schritt 4: In Exact Online prüfen und verarbeiten
Eine Entwurfszählung finden Sie bei den Bestandszählungen in Exact Online. Dort prüfen Sie die gezählten Mengen und die Differenzen zum Bestand und verarbeiten die Zählung. Erst dann ändert sich der Bestand.
Zählungen freigeben
Freigeben bedeutet, dass eine Zählung den Bestand nicht automatisch anpasst, sondern zuerst an jemanden geht, der die Differenzen beurteilt. In der App steuern Sie das mit dem Häkchen Direkt verarbeiten: deaktiviert bedeutet Entwurf in Exact Online. Eine große Abweichung kann dann erst nachgezählt werden, bevor sich der Bestandswert ändert. Hilfreich dabei ist der Beitrag zu Bestandsabweichungen in Exact Online.
Hinweis: Bei Chargen- und Seriennummernartikeln kann eine Zählung in der App zu mehreren Bestandszählungen in Exact Online führen. Prüfen Sie dann alle.
Einstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie den Bereich Anzahl (siehe auch alle Einstellungen):
- Produktzählungen direkt verarbeiten: standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie es, ist Direkt verarbeiten bei jeder neuen Zählung standardmäßig aus und Zählungen gehen als Entwurf an Exact Online. Die Einstellung gilt pro Benutzer, Sie können sie also zum Beispiel nur für die Zähler ausschalten.
- Zusätzliche Felder ausblenden: blendet Direkt verarbeiten und Beschreibung hinter der Schaltfläche Weitere Felder aus.
- Artikel ohne Lagerbestand ausblenden (pro Lagerort) und Lagerplätze ohne Bestand ausblenden (pro Produkt): halten die Zählliste kurz.
Verwandte Möglichkeiten
- Freies Zählen: ohne Planung einfach einen Artikel zählen über Anzahl.
- Zählen pro Lagerort: Mit Anzahl pro Lagerort zählen Sie ein Regal oder Fach in einem Durchgang. Eine Lagerortzählung registriert den Lagerort als gezählt, nicht die Artikel.
- Ein- oder Ausbuchen ohne Auftrag: Möchten Sie eine bekannte Menge zu- oder abbuchen statt zu zählen, nutzen Sie Artikel ein- oder ausbuchen ohne Auftrag.
- Inventurdifferenzen analysieren: Unter Analysieren sehen Sie, wie genau Ihr Bestand ist.
- Mehrere Zähler: Lassen Sie jeden Mitarbeiter mit einem eigenen Konto arbeiten und lesen Sie, wie Sie sich sicher bei Exact Online anmelden.
Häufige Fragen
Wie plane ich eine Inventur in Exact Online?
Nutzen Sie in der Barcode Scan App unter Anzahl die Zählvorschläge. Dort sehen Sie die nicht gezählten Lagerartikel und die am längsten nicht gezählten Artikel; Zählvorschläge Lagerorte zeigt dasselbe für Lagerorte. Wählen Sie aus, was Sie heute zählen möchten, und klicken Sie auf Nächster. Die Zählvorschläge stehen unter Anzahl zur Verfügung, wenn Ihr Lager mit Lagerorten arbeitet.
Kann eine Zählung geprüft werden, bevor sich der Bestand ändert?
Ja. Entfernen Sie beim Abschließen der Zählung das Häkchen bei Direkt verarbeiten. Die Zählung wird dann als Entwurf in Exact Online gespeichert und der Bestand ändert sich noch nicht. Ein Kollege prüft die Zählung in Exact Online und verarbeitet sie dort.
Wie schalte ich Direkt verarbeiten standardmäßig aus?
Gehen Sie zu Einstellungen, öffnen Sie den Bereich Anzahl, entfernen Sie das Häkchen bei Produktzählungen direkt verarbeiten und klicken Sie auf Speichern. Bei jeder neuen Zählung ist Direkt verarbeiten dann standardmäßig deaktiviert. Die Einstellung gilt pro Benutzer.
Kann ich pro Lagerort zählen?
Ja. Wenn Ihr Lager mit Lagerorten arbeitet, wählen Sie unter Anzahl die Option Anzahl pro Lagerort. Sie wählen einen Lagerort und sehen die Artikel, die dort liegen sollten. Mit Anzahl pro Produkt zählen Sie die ausgewählten Artikel dagegen über alle ihre Lagerorte.
Wie sehe ich, welche Artikel am längsten nicht gezählt wurden?
Öffnen Sie die Zählvorschläge unter Anzahl. Die Liste Am längsten nicht gezählte Artikel zeigt zuvor gezählte Artikel mit der Spalte Zuletzt gezählt, die älteste Zählung zuerst. Die Liste Nicht gezählte Lagerartikel zeigt aktive Lagerartikel, die noch nicht mit der App gezählt wurden.
Welches Abonnement brauche ich zum Zählen des Bestands?
Das Zählen, die Zählvorschläge und die Wahl, Zählungen direkt oder als Entwurf zu verarbeiten, sind im Basis-Abonnement enthalten. Die Analyse der Inventurdifferenzen unter Analysieren gehört zum Erweitert-Abonnement.
Sehen Sie sich die Abonnements an oder lesen Sie mehr über die ABC-Analyse Ihres Lagerbestands, um zu entscheiden, welche Artikel Sie häufiger zählen.