Zyklische Inventur in Exact Online: permanente Inventur mit ABC-Analyse
Die zyklische Inventur ist eine Form der permanenten Inventur, bei der Sie fortlaufend kleine Teile Ihres Bestands zählen, statt einmal im Jahr alles. So bleibt der Bestand in Exact Online das ganze Jahr über genau, ohne das Lager stillzulegen. In diesem Artikel erfahren Sie, was die zyklische Inventur ist, wie eine ABC-Analyse bestimmt, wie oft Sie zählen, und wie Sie sie mit Barcode-Scanning durchführen.
Was ist die zyklische Inventur (permanente Inventur)?
Bei der zyklischen Inventur — international als Cycle Counting bekannt — verteilen Sie das Zählen Ihres Bestands über das ganze Jahr. Statt einer großen jährlichen Zählung zählen Sie täglich oder wöchentlich einen kleinen, überschaubaren Teil der Artikel oder Lagerplätze. Jeder Artikel kommt nach einem festen Plan mehrmals im Jahr an die Reihe. So entsteht ein durchgehendes, zuverlässiges Bild Ihres Bestands, und Sie erkennen Abweichungen, solange sie noch klein sind.
Zyklische Inventur versus jährliche Inventur
Die klassische jährliche Inventur hat gravierende Nachteile: das Lager ist oft einen Tag oder länger geschlossen, die Arbeitslast steigt sprunghaft, und Fehler des ganzen Jahres treten erst zutage, wenn es zu spät ist, die Ursache zu finden. Die zyklische Inventur löst das:
- Kein Stillstand: Sie zählen kleine Portionen während des normalen Arbeitstags, ohne das Lager zu schließen.
- Durchgehende Genauigkeit: der Bestand in Exact Online bleibt das ganze Jahr zuverlässig, nicht nur nach der Jahreszählung.
- Schnellere Ursachenanalyse: weil Sie häufig zählen, ist eine Abweichung aktuell und leichter auf ihre Ursache zurückzuführen.
- Verteilte Arbeitslast: keine Spitze von Zähltagen, sondern ein fester Rhythmus von einer halben Stunde pro Tag.
ABC-Analyse: welche Artikel zählen Sie wie oft?
Nicht jeder Artikel ist gleich wichtig. Mit einer ABC-Analyse (nach dem Pareto-Prinzip) teilen Sie Ihr Sortiment in drei Klassen nach Wert oder Umschlaghäufigkeit und verbinden damit eine Zählfrequenz:
- A-Artikel — etwa 20% der Artikel, rund 80% des Werts: Ihre wichtigsten Produkte. Zählen Sie diese häufig, zum Beispiel jeden Monat.
- B-Artikel — etwa 30% der Artikel, rund 15% des Werts: zählen Sie diese vierteljährlich.
- C-Artikel — etwa 50% der Artikel, rund 5% des Werts: zählen Sie diese ein- bis zweimal im Jahr.
So verwenden Sie die meiste Zählzeit auf den Bestand, der den meisten Wert darstellt. Verkaufen Sie schnell verderbliche Produkte? Dann kombinieren Sie die ABC-Einteilung mit FIFO und FEFO und zählen haltbarkeitsempfindliche Artikel öfter.
So erstellen Sie einen Zählplan
- Erstellen Sie eine ABC-Einteilung: analysieren Sie Ihre Artikel nach Jahreswert (Menge × Preis) oder Umschlaghäufigkeit und teilen Sie sie in A, B und C.
- Legen Sie die Zählfrequenz fest: verbinden Sie je Klasse eine Frequenz (A monatlich, B vierteljährlich, C jährlich).
- Berechnen Sie die Tagesmenge: teilen Sie die Zahl der nötigen Zählungen durch die Arbeitstage, um eine machbare Tagesportion zu erhalten.
- Planen Sie feste Zählzeiten: zählen Sie zum Beispiel jeden Morgen eine feste Anzahl Artikel oder eine Lagerzone.
- Legen Sie Verantwortlichkeiten fest: weisen Sie Mitarbeiter zu und machen Sie das Zählen zu einem festen Teil des Tages.
- Bewerten und justieren Sie: treten bei bestimmten Artikeln ständig Abweichungen auf, erhöhen Sie vorübergehend die Frequenz.
Zyklische Inventur mit Barcode-Scanning durchführen
Manuelles Zählen und Abtippen ist langsam und fehleranfällig. Mit der Barcode Scan App für Exact Online scannen Sie einfach die Artikel, die laut Ihrem Plan an der Reihe sind. Die App vergleicht die gezählte Menge sofort mit dem administrativen Bestand und bucht eine etwaige Abweichung unmittelbar in Exact Online. Sie können je Artikel oder je Lagerplatz zählen, inklusive Chargen- und Seriennummern. So wird aus einer zyklischen Zählung eine Aufgabe von wenigen Minuten. Mehr zu den Möglichkeiten lesen Sie in unserem Artikel über Inventurzählung-Software.
Abweichungen analysieren und Ursachen angehen
Die zyklische Inventur zahlt sich erst wirklich aus, wenn Sie nicht nur korrigieren, sondern auch die Ursache angehen. Sehen Sie eine Abweichung? Finden Sie heraus, woher sie kommt: ein verpasster Scan, eine nicht erfasste Umlagerung oder ein fehlerhafter Wareneingang. In unserem Artikel über Bestandsabweichungen erkennen und vermeiden gehen wir darauf tiefer ein. Durch strukturelles Nachsteuern wird Ihr Bestand immer genauer, und mit der Zeit zählen Sie vor allem zur Bestätigung.
Vorteile der zyklischen Inventur
- Höhere Genauigkeit: eine Bestandsgenauigkeit von 95% bis 99% ist mit regelmäßigem Zählen und Scannen erreichbar.
- Zuverlässige Lieferzusagen: Sie verkaufen keine Produkte, die nicht da sind, und vermeiden unnötige Nachbestellungen.
- Weniger Betriebskapital: ein genauer Bestand bedeutet weniger Sicherheitsbestand und weniger totes Kapital.
- Keine Jahresspitze: Sie verteilen die Arbeit und halten Ihr Team das ganze Jahr in einem ruhigen Rhythmus.
Möchten Sie von einer stressigen Jahreszählung zu einem ruhigen, laufenden Ansatz wechseln? Beginnen Sie klein mit Ihren A-Artikeln und erweitern Sie den Plan Schritt für Schritt. Mit Barcode-Scanning wird die zyklische Inventur zu einer mühelosen Gewohnheit.