Magazijn-KPI's: 10 kengetallen voor voorraadbeheer in Exact Online
Magazijn-KPI's zijn meetbare kengetallen die laten zien of uw magazijn op tijd levert, of uw voorraad klopt en hoeveel geld er in uw voorraad vastzit. De belangrijkste zijn leverbetrouwbaarheid (OTIF), voorraadnauwkeurigheid, dekking in dagen, het aandeel incourante voorraad en de voorraadwaarde. In dit artikel vindt u tien KPI's met formule, rekenvoorbeeld en streefwaarde, en leest u waar u ze vindt als u met Exact Online werkt.
De 10 KPI's in één overzicht
| KPI | Formule | Veelgebruikte streefwaarde |
|---|---|---|
| 1. Leverbetrouwbaarheid (OTIF) | regels op tijd én compleet ÷ geleverde regels | 95% of hoger |
| 2. Tekorten / backorders | niet leverbare open regels ÷ open regels | zo laag mogelijk |
| 3. Voorraadnauwkeurigheid | telregels zonder verschil ÷ getelde regels | 97–99% |
| 4. Dekking in dagen | voorraad ÷ gemiddeld verbruik per dag | hoger dan de levertijd |
| 5. Omloopsnelheid | kostprijs van de omzet ÷ gemiddelde voorraadwaarde | afhankelijk van branche |
| 6. Incourante voorraad | waarde zonder beweging ÷ totale voorraadwaarde | zo laag mogelijk, dalend |
| 7. Voorraadwaarde | voorraad × kostprijs | stabiel ten opzichte van omzet |
| 8. Leveranciersbetrouwbaarheid | inkoopregels op tijd én compleet ÷ ontvangen regels | 95% of hoger |
| 9. Doorlooptijd | tijd van order tot levering (of ontvangst) | dalend |
| 10. Pickproductiviteit | verwerkte regels per medewerker per periode | stijgend, zonder meer fouten |
De streefwaarden zijn richtgetallen die veel bedrijven hanteren. Wat voor u haalbaar is, hangt af van uw branche, assortiment en klanten. Belangrijker dan de exacte waarde is dat u een KPI elke periode op dezelfde manier meet en de trend volgt.
Service: levert u wat de klant verwacht?
1. Leverbetrouwbaarheid (OTIF)
OTIF staat voor On Time In Full: het percentage orderregels dat op tijd én compleet is geleverd. Het is de KPI die uw klant direct merkt.
- Formule: OTIF = regels op tijd én compleet geleverd ÷ totaal geleverde regels × 100%.
- Voorbeeld: u levert in oktober 500 orderregels. Daarvan zijn er 470 op tijd en 480 compleet, maar slechts 460 allebei. De OTIF is 460 ÷ 500 = 92%.
- Verbeteren: kijk per klant en per artikel waar het misgaat. Is de voorraad te laat binnen (zie KPI 2 en 8), of worden orders te laat verwerkt in het magazijn (zie KPI 9)?
Meet OTIF per orderregel en niet per order: één ontbrekend artikel in een order van twintig regels zegt minder dan een order waarvan de helft ontbreekt.
2. Tekorten en backorders
Het aandeel open orderregels dat u nu niet kunt leveren, en vooral: welke artikelen de meeste orders tegenhouden.
- Formule: tekortpercentage = open regels die niet (volledig) leverbaar zijn ÷ alle open regels × 100%.
- Voorbeeld: van 120 open orderregels zijn er 9 niet leverbaar; 6 daarvan wachten op hetzelfde artikel. Het tekortpercentage is 7,5%, en één inkooporder lost twee derde van het probleem op.
- Verbeteren: bestel de artikelen die de meeste orders blokkeren als eerste bij. Met Controle leverbaarheid ziet u per verkooporder of hij te picken is.
Nauwkeurigheid: klopt uw voorraad?
3. Voorraadnauwkeurigheid
Voorraadnauwkeurigheid is het percentage getelde regels waarbij de fysieke voorraad overeenkomt met de voorraad in Exact Online. Zonder betrouwbare voorraad zijn alle andere KPI's weinig waard.
- Formule: voorraadnauwkeurigheid = telregels zonder verschil ÷ getelde regels × 100%.
- Voorbeeld: u telt deze maand 200 combinaties van artikel en locatie; bij 192 klopt het aantal. De nauwkeurigheid is 96%.
- Verbeteren: zoek de oorzaak bij artikelen en locaties die steeds afwijken: verkeerd gepickt, niet geboekt of de verkeerde eenheid. Tel die vaker met cyclustelling.
Kijk naast het percentage ook naar de waarde van de verschillen: tien verschillen op schroeven wegen minder zwaar dan één verschil op een artikel van 2.000 euro. Lees meer over het voorkomen ervan in voorraadverschillen in Exact Online.
Geld: hoeveel kapitaal zit er in uw voorraad?
4. Dekking in dagen
Dekking in dagen geeft aan hoe lang u met de huidige voorraad vooruit kunt bij het gemiddelde verbruik. Te weinig dekking leidt tot tekorten, te veel dekking tot stilstaand kapitaal.
- Formule: dekking in dagen = voorraad ÷ gemiddeld verbruik per dag.
- Voorbeeld: 300 stuks op voorraad en een gemiddeld verbruik van 12 per dag geeft 25 dagen dekking. Is de levertijd van uw leverancier 30 dagen, dan bent u al te laat met bijbestellen.
- Verbeteren: leg de dekking naast de levertijd. Alles onder de levertijd bestelt u nu; artikelen met honderden dagen dekking zijn kandidaat om minder in te kopen.
5. Omloopsnelheid
Hoe vaak uw voorraad per jaar wordt "omgezet". Hoe hoger, hoe minder geld er gemiddeld in de voorraad vastzit.
- Formule: omloopsnelheid = kostprijs van de omzet per jaar ÷ gemiddelde voorraadwaarde.
- Voorbeeld: een kostprijs van de omzet van 1.200.000 euro en een gemiddelde voorraadwaarde van 200.000 euro geeft een omloopsnelheid van 6: de voorraad gaat zes keer per jaar rond, gemiddeld ongeveer 61 dagen.
- Verbeteren: verlaag de voorraad van langzame artikelen (zie KPI 6) zonder de service van uw snellopers (A-artikelen) te raken.
6. Aandeel incourante voorraad
Incourante voorraad is voorraad die al lange tijd niet is verkocht of verbruikt. Het aandeel ervan laat zien hoeveel van uw voorraadwaarde niets meer oplevert.
- Formule: aandeel incourant = waarde van artikelen zonder beweging in X dagen ÷ totale voorraadwaarde × 100%. Gangbare grenzen zijn 90, 180 of 365 dagen.
- Voorbeeld: van 400.000 euro voorraad heeft 48.000 euro al 180 dagen niet bewogen: 12% van uw voorraad staat stil.
- Verbeteren: beslis per artikel: afprijzen, retour naar de leverancier, verplaatsen of afboeken.
7. Voorraadwaarde
Het totale bedrag dat in uw voorraad zit, per magazijn en per artikelgroep. Als losse KPI zegt de voorraadwaarde weinig; de trend ten opzichte van de omzet zegt veel.
- Formule: voorraadwaarde = voorraad × kostprijs, opgeteld over alle artikelen.
- Let op: artikelen zonder kostprijs tellen mee voor 0 euro. Vul die eerst aan in Exact Online, anders is de KPI te laag. Waardeert Exact Online met een gemiddelde inkoopprijs, dan kan het bedrag afwijken van de balans.
Leveranciers en proces
8. Leveranciersbetrouwbaarheid
Dezelfde meting als OTIF, maar dan voor uw inkoop: hoeveel inkooporderregels komen op tijd en compleet binnen?
- Formule: leveranciersbetrouwbaarheid = inkoopregels op tijd én compleet ontvangen ÷ ontvangen inkoopregels × 100%. Kijk ook naar de gemiddelde vertraging in dagen.
- Verbeteren: bespreek de cijfers met leveranciers die vaak te laat of onvolledig leveren, of houd voor hun artikelen meer veiligheidsvoorraad aan.
9. Doorlooptijd
De tijd tussen het aanmaken van een order en de levering (verkoop), of tussen inkooporder en ontvangst (inkoop). Een stijgende doorlooptijd is vaak het eerste signaal van capaciteitsproblemen.
- Formule: doorlooptijd = leverdatum − aanmaakdatum, als gemiddelde én mediaan over de periode. De mediaan laat zien wat normaal is; het gemiddelde wordt opgeblazen door enkele uitschieters.
10. Pickproductiviteit
Het aantal verwerkte orderregels per medewerker per periode. Meet het altijd samen met KPI 1 en 3: meer regels per uur is alleen winst als er niet meer fouten bij komen.
- Formule: pickproductiviteit = verwerkte orderregels ÷ gewerkte uren (of per medewerker per dag).
- Verbeteren: zet de artikelen met de meeste picks dicht bij de inpakplek en stel een looproute in. Welke artikelen dat zijn, leest u in ABC-analyse van uw voorraad.
Met welke KPI's begint u?
Tien KPI's tegelijk invoeren werkt zelden. Begin met vier die samen service, nauwkeurigheid en geld afdekken:
- OTIF – wat merkt de klant?
- Voorraadnauwkeurigheid – kunnen we op de cijfers vertrouwen?
- Dekking in dagen – wat moeten we nu bestellen?
- Aandeel incourante voorraad – hoeveel geld staat er stil?
Bespreek ze elke maand op een vast moment, met dezelfde definitie en dezelfde periode. Pas als deze vier stabiel zijn, voegt u leveranciersbetrouwbaarheid, doorlooptijd en productiviteit toe.
Vier valkuilen bij het meten
- Meten op orderniveau in plaats van regelniveau. Eén late regel maakt de hele order "te laat"; u ziet niet waar het probleem zit.
- Onbetrouwbare basisgegevens. Ontbrekende kostprijzen, levertijden of bestelpunten in Exact Online maken KPI's als voorraadwaarde en dekking onjuist.
- Handmatig rekenen in Excel. Een export is direct verouderd en de definitie verschilt per maand en per persoon.
- Sturen op één KPI. Een hogere productiviteit ten koste van de nauwkeurigheid, of minder voorraad ten koste van de OTIF, is geen verbetering.
Magazijn-KPI's meten met Exact Online
Exact Online bevat de gegevens voor al deze KPI's: orders, leveringen, ontvangsten, tellingen, kostprijzen en voorraad per locatie. De meeste magazijn-KPI's berekent Exact Online echter niet zelf. De Barcode Scan App registreert elke scan direct in Exact Online en rekent met diezelfde gegevens. Onder Analyse ziet u zonder export onder meer OTIF, tekorten & backorders, telverschillen, dekking in dagen, incourante voorraad, voorraadwaarde, leveranciersprestatie en de doorlooptijden en verwerkte regels per medewerker. De omloopsnelheid berekent u met de voorraadwaarde uit Analyse en de kostprijs van de omzet uit uw Exact Online-rapportage.
Omdat de cijfers uit de scans in het magazijn komen, meet u de werkelijkheid en niet wat iemand achteraf heeft ingevoerd. Analyse is onderdeel van het geavanceerd abonnement.
Veelgestelde vragen
Wat is een magazijn-KPI?
Een magazijn-KPI (Key Performance Indicator) is een meetbaar kengetal dat laat zien hoe goed uw magazijn presteert, bijvoorbeeld het percentage orders dat op tijd en compleet is geleverd (OTIF) of het percentage telregels zonder verschil. U meet een KPI steeds op dezelfde manier en vergelijkt hem over de tijd met een streefwaarde.
Welke magazijn-KPI's zijn het belangrijkst?
Begin met vier tot vijf KPI's die samen service, nauwkeurigheid en geld afdekken: leverbetrouwbaarheid (OTIF), voorraadnauwkeurigheid, dekking in dagen, het aandeel incourante voorraad en de voorraadwaarde. Voeg leveranciersbetrouwbaarheid en doorlooptijd toe zodra die basis staat.
Hoe bereken ik OTIF?
OTIF = (aantal orderregels dat op tijd én compleet is geleverd ÷ totaal aantal geleverde orderregels) × 100%. Op tijd betekent geleverd op of vóór de gevraagde leverdatum; compleet betekent dat het volledige aantal in één keer is geleverd. Zijn 460 van de 500 regels op tijd en compleet, dan is de OTIF 92%.
Hoe bereken ik de voorraadnauwkeurigheid?
Voorraadnauwkeurigheid = (aantal getelde regels zonder verschil ÷ totaal aantal getelde regels) × 100%. Telt u 200 artikel-locatiecombinaties en kloppen er 192, dan is de nauwkeurigheid 96%. Veel bedrijven streven naar 97 tot 99%.
Hoe bereken ik de dekking in dagen?
Dekking in dagen = huidige voorraad ÷ gemiddeld verbruik per dag. Heeft u 300 stuks op voorraad en verbruikt u gemiddeld 12 stuks per dag, dan is de dekking 25 dagen. Is de dekking korter dan de levertijd van uw leverancier, dan moet u nu bijbestellen.
Kan ik magazijn-KPI's uit Exact Online halen?
Exact Online bevat de gegevens, maar berekent de meeste magazijn-KPI's niet zelf. De Barcode Scan App rekent met de gegevens uit Exact Online en toont onder Analyse onder meer OTIF, telverschillen, dekking in dagen, incourante voorraad, voorraadwaarde, leveranciersprestatie en doorlooptijden, zonder export naar Excel.