Batch- en serienummerregistratie is een essentieel onderdeel van modern voorraadbeheer. Of u nu actief bent in de voedingsindustrie, farmaceutische sector of productie: het correct registreren van batch- en serienummers is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een slimme bedrijfspraktijk die u beschermt bij recalls en kwaliteitsproblemen.
Waarom batch- en serienummerregistratie belangrijk is
Traceerbaarheid is het vermogen om een product door de gehele toeleveringsketen te volgen, van grondstof tot eindgebruiker. Zonder goede batch- en serienummerregistratie is het onmogelijk om bij een kwaliteitsprobleem snel te achterhalen welke producten zijn getroffen en waar deze zich bevinden.
De voordelen van een goede registratie zijn groot:
- Snellere recalls: Bij een productiefout kunt u exact bepalen welke batch is getroffen en waar deze producten zich bevinden. In plaats van alle producten terug te roepen, beperkt u de recall tot de specifieke batch.
- Compliance: U voldoet aan wettelijke eisen voor traceerbaarheid die gelden in uw sector.
- Kwaliteitscontrole: U kunt kwaliteitsproblemen herleiden tot specifieke productieruns, leveranciers of grondstoffen.
- Garantiebeheer: Met serienummers kunt u garantieclaims eenvoudig verifiëren en verwerken.
- FIFO/FEFO: Batchnummers met productiedata maken het mogelijk om de juiste uitgiftestrategie toe te passen.
EU-regelgeving voor traceerbaarheid
Binnen de Europese Unie gelden strenge regels voor traceerbaarheid, afhankelijk van uw sector:
Levensmiddelen (EU-verordening 178/2002)
De General Food Law vereist dat alle levensmiddelenbedrijven hun producten één stap terug en één stap vooruit kunnen traceren. Dit betekent dat u moet kunnen aantonen van welke leverancier een ingredient komt en aan welke klant het eindproduct is geleverd. Batchnummers zijn hierbij onmisbaar.
Medische hulpmiddelen (MDR, EU 2017/745)
De Medical Device Regulation vereist dat alle medische hulpmiddelen zijn voorzien van een Unique Device Identification (UDI). Dit is een unieke code die het product identificeert en traceerbaarheid garandeert door de gehele keten. De UDI wordt typisch vastgelegd in een GS1 DataMatrix barcode.
Farmaceutische producten (FMD, EU 2011/62)
De Falsified Medicines Directive vereist dat voorschriftplichtige medicijnen zijn voorzien van een uniek serienummer en een anti-tamper device. Elke verpakking moet geverifieerd worden bij uitgifte om vervalsingen te voorkomen.
Batch- en serienummerregistratie implementeren met barcode scanning
Het handmatig registreren van batch- en serienummers is tijdrovend en foutgevoelig. Moderne barcode scanning technologie maakt dit proces veel efficiënter:
Stap 1: Artikelinstellingen in Exact Online
Stel in Exact Online per artikel in of het een batchartikel of een serienummerartikel is. Dit doet u via de stamgegevens van het artikel. Zodra deze instelling is gemaakt, zal de Barcode Scan App automatisch om het batch- of serienummer vragen bij het verwerken van dit artikel.
Stap 2: Barcodes met batch-informatie
Gebruik bij voorkeur GS1 DataMatrix barcodes die naast de artikelcode ook het batchnummer, de vervaldatum en eventueel het serienummer bevatten. De Barcode Scan App herkent automatisch de verschillende velden in een GS1 barcode en vult deze in bij de juiste invoervelden.
Stap 3: Scannen bij ontvangst
Bij het inboeken van inkomende goederen scant u de barcode op de verpakking. De app herkent het artikel en vraagt automatisch om het batchnummer. Scan de GS1 barcode of voer het batchnummer handmatig in. U kunt ook automatisch een batchnummer laten genereren door de app.
Stap 4: Registratie bij uitgifte
Bij het picken van orders selecteert u het juiste batchnummer. De Barcode Scan App toont welke batches beschikbaar zijn en kan volgens FIFO- of FEFO-principe de oudste batch voorstellen. Zo voorkomt u dat producten over de datum raken.
GS1 DataMatrix en automatische herkenning
GS1 DataMatrix barcodes zijn compacte 2D-barcodes die meerdere datavelden kunnen bevatten in één enkele barcode. Typische velden zijn:
- GTIN (01): Het artikelnummer
- Batchnummer (10): Het lotnummer van de productierun
- Vervaldatum (17): De houdbaarheidsdatum
- Serienummer (21): Het unieke serienummer
De Barcode Scan App herkent automatisch GS1 DataMatrix barcodes en splitst de informatie op in de juiste velden. U hoeft dus slechts één barcode te scannen om alle relevante informatie vast te leggen.
Best practices voor serienummerbeheer
Een goede serienummerstrategie voorkomt problemen op de lange termijn. Houd rekening met de volgende best practices:
- Definieer een duidelijk nummerformaat: Gebruik een consistent formaat voor serienummers, bijvoorbeeld met een prefix dat het producttype of productiejaar aangeeft.
- Registreer bij het eerste contactmoment: Leg het serienummer vast zodra het product uw magazijn binnenkomt of van de productielijn komt.
- Voorkom dubbele nummers: Gebruik de controles in de Barcode Scan App om te voorkomen dat een serienummer dubbel wordt geregistreerd.
- Koppel aan klantgegevens: Bij uitlevering wordt het serienummer gekoppeld aan de verkooporder en daarmee aan de klant. Dit is essentieel voor garantiebeheer.
- Bewaar historie: Zorg dat de volledige historie van een serienummer beschikbaar blijft, inclusief ontvangst, opslaglocatie, verplaatsingen en uitlevering.
Conclusie
Batch- en serienummerregistratie is meer dan een administratieve verplichting. Het is een krachtig instrument voor kwaliteitsbeheer, compliance en klanttevredenheid. Door gebruik te maken van barcode scanning met de Barcode Scan App maakt u dit proces snel, nauwkeurig en betrouwbaar. De automatische herkenning van GS1 DataMatrix barcodes en de naadloze integratie met Exact Online zorgen ervoor dat uw traceerbaarheid altijd op orde is.