Die Registrierung von Chargen- und Seriennummern ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Lagerverwaltung. Ob Sie in der Lebensmittelindustrie, der Pharmabranche oder der Fertigung tätig sind: Die korrekte Registrierung von Chargen- und Seriennummern ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine kluge Geschäftspraxis, die Sie bei Rückrufen und Qualitätsproblemen schützt.
Warum die Registrierung von Chargen- und Seriennummern wichtig ist
Rückverfolgbarkeit ist die Fähigkeit, ein Produkt durch die gesamte Lieferkette zu verfolgen, vom Rohstoff bis zum Endverbraucher. Ohne eine ordnungsgemäße Chargen- und Seriennummernregistrierung ist es unmöglich, bei einem Qualitätsproblem schnell festzustellen, welche Produkte betroffen sind und wo sie sich befinden.
Die Vorteile einer ordnungsgemäßen Registrierung sind erheblich:
- Schnellere Rückrufe: Bei einem Produktionsfehler können Sie genau bestimmen, welche Charge betroffen ist und wo sich diese Produkte befinden. Anstatt alle Produkte zurückzurufen, beschränken Sie den Rückruf auf die spezifische Charge.
- Compliance: Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit in Ihrer Branche.
- Qualitätskontrolle: Sie können Qualitätsprobleme auf bestimmte Produktionsläufe, Lieferanten oder Rohstoffe zurückführen.
- Garantiemanagement: Mit Seriennummern können Sie Garantieansprrüche einfach überprüfen und bearbeiten.
- FIFO/FEFO: Chargennummern mit Produktionsdaten ermöglichen die Anwendung der richtigen Ausgabestrategie.
EU-Vorschriften zur Rückverfolgbarkeit
Innerhalb der Europäischen Union gelten strenge Regeln für die Rückverfolgbarkeit, je nach Branche:
Lebensmittel (EU-Verordnung 178/2002)
Das allgemeine Lebensmittelrecht verlangt, dass alle Lebensmittelunternehmen ihre Produkte einen Schritt zurück und einen Schritt vorwärts rückverfolgen können. Das bedeutet, dass Sie nachweisen müssen, von welchem Lieferanten eine Zutat stammt und an welchen Kunden das Endprodukt geliefert wurde. Chargennummern sind dabei unverzichtbar.
Medizinprodukte (MDR, EU 2017/745)
Die Medizinprodukteverordnung verlangt, dass alle Medizinprodukte mit einer Unique Device Identification (UDI) versehen sind. Dies ist ein eindeutiger Code, der das Produkt identifiziert und die Rückverfolgbarkeit in der gesamten Kette gewährleistet. Die UDI wird typischerweise in einem GS1 DataMatrix Barcode kodiert.
Pharmazeutische Produkte (FMD, EU 2011/62)
Die Richtlinie über gefälschte Arzneimittel verlangt, dass verschreibungspflichtige Medikamente mit einer eindeutigen Seriennummer und einem Manipulationsschutz versehen sind. Jede Verpackung muss bei der Abgabe verifiziert werden, um Fälschungen zu verhindern.
Chargen- und Seriennummernregistrierung mit Barcode-Scanning umsetzen
Die manuelle Registrierung von Chargen- und Seriennummern ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Barcode-Scanning-Technologie macht diesen Prozess wesentlich effizienter:
Schritt 1: Artikeleinstellungen in Exact Online
Richten Sie jeden Artikel in Exact Online entweder als Chargenartikel oder als Seriennummernartikel ein. Dies erfolgt über die Artikelstammdaten. Sobald diese Einstellung konfiguriert ist, fragt die Barcode Scan App automatisch nach der Chargen- oder Seriennummer bei der Verarbeitung dieses Artikels.
Schritt 2: Barcodes mit Chargeninformationen
Verwenden Sie vorzugsweise GS1 DataMatrix Barcodes, die neben dem Artikelcode auch die Chargennummer, das Verfallsdatum und optional die Seriennummer enthalten. Die Barcode Scan App erkennt automatisch die verschiedenen Felder in einem GS1 Barcode und füllt sie in die richtigen Eingabefelder ein.
Schritt 3: Scannen beim Wareneingang
Beim Einbuchen von Wareneingangen scannen Sie den Barcode auf der Verpackung. Die App erkennt den Artikel und fragt automatisch nach der Chargennummer. Scannen Sie den GS1 Barcode oder geben Sie die Chargennummer manuell ein. Sie können die App auch automatisch eine Chargennummer generieren lassen.
Schritt 4: Registrierung bei der Ausgabe
Beim Kommissionieren von Aufträgen wählen Sie die richtige Chargennummer aus. Die Barcode Scan App zeigt an, welche Chargen verfügbar sind, und kann nach dem FIFO- oder FEFO-Prinzip die älteste Charge vorschlagen. So verhindern Sie, dass Produkte in Ihrem Lager ablaufen.
GS1 DataMatrix und automatische Erkennung
GS1 DataMatrix Barcodes sind kompakte 2D-Barcodes, die mehrere Datenfelder in einem einzigen Barcode enthalten können. Typische Felder sind:
- GTIN (01): Die Artikelnummer
- Chargennummer (10): Die Losnummer des Produktionslaufs
- Verfallsdatum (17): Das Haltbarkeitsdatum
- Seriennummer (21): Die eindeutige Seriennummer
Die Barcode Scan App erkennt GS1 DataMatrix Barcodes automatisch und teilt die Informationen in die richtigen Felder auf. Sie müssen nur einen Barcode scannen, um alle relevanten Informationen zu erfassen.
Best Practices für das Seriennummernmanagement
Eine gute Seriennummernstrategie verhindert langfristige Probleme. Beachten Sie die folgenden Best Practices:
- Definieren Sie ein klares Nummernformat: Verwenden Sie ein einheitliches Format für Seriennummern, beispielsweise mit einem Präfix, das den Produkttyp oder das Produktionsjahr angibt.
- Registrieren Sie beim ersten Kontaktpunkt: Erfassen Sie die Seriennummer, sobald das Produkt Ihr Lager erreicht oder von der Produktionslinie kommt.
- Verhindern Sie doppelte Nummern: Nutzen Sie die Prüfungen in der Barcode Scan App, um zu verhindern, dass eine Seriennummer doppelt registriert wird.
- Verknüpfen Sie mit Kundendaten: Bei der Auslieferung wird die Seriennummer mit dem Verkaufsauftrag und damit mit dem Kunden verknüpft. Dies ist für das Garantiemanagement unerlässlich.
- Bewahren Sie die Historie auf: Stellen Sie sicher, dass die vollständige Historie einer Seriennummer verfügbar bleibt, einschließlich Wareneingang, Lagerort, Bewegungen und Versand.
Fazit
Die Registrierung von Chargen- und Seriennummern ist mehr als eine administrative Pflicht. Sie ist ein leistungsstarkes Instrument für Qualitätsmanagement, Compliance und Kundenzufriedenheit. Durch den Einsatz von Barcode-Scanning mit der Barcode Scan App machen Sie diesen Prozess schnell, präzise und zuverlässig. Die automatische Erkennung von GS1 DataMatrix Barcodes und die nahtlose Integration mit Exact Online sorgen dafür, dass Ihre Rückverfolgbarkeit stets gewährleistet ist.