Voorraadbeheer voor food en farma met Exact Online
De food- en farmasector stelt de hoogste eisen aan voorraadbeheer. Houdbaarheidsdatums, batchtraceerbaarheid, FEFO-uitgifte en strenge regelgeving maken het beheer van voorraad aanzienlijk complexer dan in andere sectoren. Exact Online biedt ondersteuning voor batchbeheer en opslaglocaties, maar zonder de juiste scanoplossing op de werkvloer blijven deze functies onderbenut. De Barcode Scan App maakt het verschil.
Waarom food en farma andere eisen stellen aan voorraadbeheer
Houdbaarheidsbeheer: Producten met een beperkte houdbaarheid vereisen FEFO-uitgifte (First Expired, First Out). Het product met de kortste houdbaarheid moet als eerste worden uitgeleverd. Handmatig controleren welke batch de kortste houdbaarheid heeft, is tijdrovend en foutgevoelig — zeker bij grote voorraden met veel batches.
Batchtraceerbaarheid: De Europese wetgeving (EU-Verordening 178/2002 voor food, EU-Richtlijn 2011/62 voor farma) vereist volledige traceerbaarheid van producten. Bij een kwaliteitsprobleem of recall moet u binnen uren kunnen achterhalen welke klanten een specifieke batch hebben ontvangen, welke batches nog op voorraad zijn en van welke leverancier de batch afkomstig is. Dit is alleen mogelijk met nauwkeurige batchregistratie in Exact Online.
GS1 DataMatrix en complexe barcodes: In de food- en farmasector worden steeds vaker GS1 DataMatrix barcodes gebruikt. Deze 2D-barcodes bevatten meerdere gegevens in één code: artikelnummer (GTIN), batchnummer, houdbaarheidsdatum en bij farmaceutische producten ook een serienummer. Niet elke scanoplossing kan deze complexe barcodes correct interpreteren.
HIBC-barcodes voor medische hulpmiddelen: In de medische sector wordt naast GS1 ook het HIBC-formaat (Health Industry Bar Code) gebruikt. Dit formaat codeert artikelnummer, batchnummer en houdbaarheidsdatum op een specifieke manier die niet door alle scanners wordt ondersteund.
GS1 DataMatrix: alles in één scan
De Barcode Scan App leest alle gangbare barcodeformaten, inclusief GS1 DataMatrix, GS1-128 en HIBC. Bij het scannen van een GS1 DataMatrix barcode worden automatisch alle gecodeerde velden herkend:
- GTIN (01): Het artikelnummer wordt gekoppeld aan het juiste artikel in Exact Online.
- Batchnummer (10): Het batchnummer wordt automatisch ingevuld bij de voorraadmutatie in Exact Online.
- Houdbaarheidsdatum (17): De vervaldatum wordt geregistreerd bij de batch in Exact Online.
- Serienummer (21): Bij farmaceutische producten wordt het unieke serienummer vastgelegd voor serialisatie-eisen.
Dit betekent dat één scan volstaat om alle relevante informatie vast te leggen in Exact Online. Geen handmatige invoer van batchnummers of datums, geen vergissingen, geen vertraging.
FEFO-uitgifte met de Barcode Scan App en Exact Online
De Barcode Scan App ondersteunt FEFO-uitgifte volledig. Bij het picken van een verkooporder toont de app automatisch welke batch als eerste moet worden uitgeleverd op basis van de houdbaarheidsdatum in Exact Online. De medewerker wordt naar de juiste locatie geleid en scant het product ter verificatie.
Als een medewerker per ongeluk een batch pakt met een langere houdbaarheid terwijl er een batch met kortere houdbaarheid beschikbaar is, geeft de app een waarschuwing. Zo voorkomt u derving door verlopen producten en voldoet u aan de FEFO-eis die in de food- en farmasector standaard is.
Batchtraceerbaarheid van ontvangst tot uitlevering
Met de Barcode Scan App registreert u batchnummers bij elke stap in het proces:
Goederenontvangst: Bij ontvangst scant u de GS1-barcode van elk product. Het batchnummer, de houdbaarheidsdatum en het artikelnummer worden automatisch geregistreerd in Exact Online bij de inkooporder.
Opslag: Het product wordt opgeslagen op een locatie die u scant. In Exact Online is nu vastgelegd: welk artikel, welke batch, welke houdbaarheidsdatum, op welke locatie.
Uitlevering: Bij het picken van een verkooporder scant u het product en het batchnummer wordt automatisch geregistreerd bij de goederenlevering in Exact Online. De klant ontvangt het product en in Exact Online is vastgelegd welke batch naar welke klant is gegaan.
Recall: Mocht er een kwaliteitsprobleem zijn met een specifieke batch, dan kunt u in Exact Online direct opzoeken welke klanten deze batch hebben ontvangen en welke hoeveelheden nog op voorraad zijn. U kunt gericht en snel handelen.
Voordelen voor food- en farmabedrijven met Exact Online
- Naleving van regelgeving: Volledige batchtraceerbaarheid in Exact Online voor audits en recalls.
- Minder derving: FEFO-uitgifte voorkomt dat producten verlopen voordat ze worden verkocht.
- Één scan, alle data: GS1 DataMatrix barcodes bevatten artikelnummer, batch en houdbaarheid in één code.
- Snellere ontvangst: Geen handmatige invoer van batchnummers en datums meer.
- Audittrail: Elke mutatie is vastgelegd in Exact Online met tijdstempel, gebruiker en batchgegevens.
Conclusie
Voorraadbeheer in de food- en farmasector is geen optie maar een verplichting. De combinatie van strenge regelgeving, houdbaarheidsbeheer en traceerbaarheidseisen maakt barcode scanning onmisbaar. De Barcode Scan App voor Exact Online biedt alles wat food- en farmabedrijven nodig hebben: GS1 DataMatrix ondersteuning, FEFO-uitgifte, volledige batchtraceerbaarheid en naadloze integratie met Exact Online.
Ontdek hoe de Barcode Scan App uw food- of farmabedrijf kan helpen. Probeer het een maand gratis.