Een nauwkeurige voorraadadministratie in Exact Online is essentieel voor elk bedrijf met fysieke producten. Maar zelfs met de beste processen sluipen er voorraadverschillen in: artikelen raken beschadigd, worden verkeerd geboekt of verdwijnen. Regelmatige voorraadtellingen zijn daarom onmisbaar. Met de juiste voorraadtelling software maakt u dit proces snel, nauwkeurig en volledig geïntegreerd met Exact Online.
Waarom regelmatig voorraad tellen?
Uw voorraadadministratie in Exact Online is slechts zo goed als de nauwkeurigheid van uw boekingen. In de praktijk ontstaan er altijd verschillen tussen de administratieve en de fysieke voorraad. Dit heeft diverse oorzaken:
- Boekingsfouten: Verkeerde aantallen of artikelnummers bij goederenontvangst of levering.
- Beschadiging: Artikelen die beschadigd raken en niet worden afgeboekt.
- Diefstal of verlies: Artikelen die verdwijnen zonder boeking.
- Retourzendingen: Retouren die niet correct worden verwerkt in Exact Online.
- Productieafval: Grondstoffen die verloren gaan tijdens het productieproces.
Deze verschillen stapelen zich op. Zonder regelmatige controle kan uw voorraad in Exact Online na enkele maanden flink afwijken van de werkelijkheid. Dit leidt tot verkeerde inkoopbeslissingen, gemiste leveringen en onbetrouwbare financiële rapportages.
Het probleem van handmatig tellen
Traditioneel wordt een voorraadtelling uitgevoerd met pen en papier of Excel-lijsten. Medewerkers lopen door het magazijn, tellen artikelen en noteren de aantallen. Achteraf worden de telresultaten handmatig vergeleken met Exact Online en worden correcties ingevoerd.
Dit proces is tijdrovend en foutgevoelig. Telfouten zijn onvermijdelijk: artikelen worden dubbel geteld, overgeslagen of verkeerd geïdentificeerd. Het overtypen van telresultaten leidt tot invoerfouten. En het hele proces kan dagen duren, waardoor het magazijn stilligt of de telling onnauwkeurig wordt door voortdurende goederenbewegingen.
Veel bedrijven stellen hun voorraadtelling daarom uit — soms tot de jaarlijkse verplichte inventarisatie. Maar hoe langer u wacht, hoe groter de voorraadverschillen worden en hoe moeilijker het is om de oorzaken te achterhalen.
Sneller tellen met barcode scanning
De Barcode Scan App maakt voorraadtelling voor Exact Online fundamenteel eenvoudiger. In plaats van artikelen handmatig te identificeren en aantallen op te schrijven, scant u simpelweg de barcode van elk artikel. De app herkent het artikel direct uit uw Exact Online database en registreert de telling.
Het proces werkt als volgt:
Stap 1: Telling voorbereiden
Maak een nieuwe telling aan in de app. U kunt kiezen voor een volledige telling of selectief tellen per magazijn, locatie of artikelgroep. De app haalt de benodigde gegevens op uit Exact Online.
Stap 2: Artikelen scannen en tellen
Loop door het magazijn en scan de barcode van elk artikel. Voer het getelde aantal in. De app registreert automatisch welke artikelen zijn geteld en welke nog moeten worden geteld. Bij grote aantallen van hetzelfde artikel kunt u eenvoudig het aantal invoeren na één scan.
Stap 3: Verschillen bekijken
Na het tellen toont de app een overzicht van alle voorraadverschillen. U ziet direct welke artikelen meer of minder op voorraad zijn dan in Exact Online staat geregistreerd. De app markeert grote afwijkingen zodat u deze kunt onderzoeken.
Stap 4: Correcties verwerken
Na beoordeling van de verschillen verwerkt u de correcties met één druk op de knop in Exact Online. De app maakt automatisch de juiste voorraadmutaties aan. Uw voorraadadministratie in Exact Online klopt weer met de werkelijkheid.
Cyclisch tellen: kleine tellingen, groot effect
Met de Barcode Scan App wordt voorraadtelling zo eenvoudig dat u het veel vaker kunt doen. In plaats van één grote jaarlijkse telling kunt u overstappen op cyclisch tellen: elke week of maand een klein deel van uw voorraad tellen.
De voordelen van cyclisch tellen zijn groot:
- Geen magazijnstilstand: U telt slechts een klein deel, waardoor het magazijn normaal kan doorwerken.
- Snellere detectie: Voorraadverschillen worden eerder ontdekt, waardoor u de oorzaak gemakkelijker kunt achterhalen.
- Betere nauwkeurigheid: Door vaker te tellen, blijft uw voorraad in Exact Online nauwkeuriger.
- Spreiding van werkzaamheden: In plaats van één druk weekend telt u elke week een halfuur.
De Balansen-functie in de Barcode Scan App
De Barcode Scan App biedt een speciale Balansen-functie die is ontworpen voor voorraadtellingen in Exact Online. Deze functie combineert het gemak van barcode scanning met de kracht van Exact Online's voorraadadministratie. U kunt meerdere tellijsten tegelijk beheren, tellingen pauzeren en later hervatten, en telresultaten exporteren voor analyse.
De Balansen-functie ondersteunt ook het tellen van artikelen met batch- en serienummers. Bij het scannen van een barcode met batchinformatie wordt het batchnummer automatisch geregistreerd, zodat u ook op batchniveau een accurate voorraad in Exact Online heeft.
Begin vandaag met efficiënter tellen
De overstap naar digitale voorraadtelling met de Barcode Scan App is eenvoudig. De app werkt direct met uw Exact Online omgeving — geen configuratie of aanpassingen nodig. Start uw eerste telling vandaag nog en ontdek hoeveel tijd u bespaart.