Veel bedrijven die met Exact Online werken, beheren hun voorraad nog steeds handmatig. Medewerkers noteren aantallen op papier, voeren gegevens later in via het bureaublad en hopen dat alles klopt. Het resultaat? Voorraadverschillen, verkeerde leveringen en gefrustreerde klanten. In dit artikel laten we zien hoe u uw voorraadbeheer in Exact Online kunt automatiseren met barcode scanning — en waarom dat een gamechanger is voor uw magazijn.
Waarom handmatig voorraadbeheer faalt
Handmatig voorraadbeheer lijkt op het eerste gezicht eenvoudig: u ontvangt goederen, noteert de aantallen en voert ze in Exact Online in. Maar in de praktijk gaat het regelmatig mis. Medewerkers vergeten boekingen, maken typefouten bij artikelnummers of voeren de verkeerde aantallen in. Hoe groter uw magazijn, hoe groter het probleem.
De gevolgen zijn aanzienlijk. Voorraadverschillen leiden tot nee-verkopen: u denkt dat een artikel op voorraad is, maar bij het picken blijkt het er niet te zijn. Of andersom: u bestelt artikelen bij terwijl ze al in het magazijn liggen. Beide scenario's kosten u geld en schaden uw klanttevredenheid.
Daarnaast is handmatige invoer traag. Een medewerker die achter een computer moet zitten om boekingen in Exact Online te verwerken, staat niet in het magazijn om productief werk te doen. De vertraging tussen de fysieke goederenbeweging en de administratieve verwerking kan uren of zelfs dagen bedragen — en in die tijd klopt uw voorraadstand in Exact Online niet.
De oplossing: barcode scanning voor Exact Online
Met de Barcode Scan App automatiseert u uw voorraadbeheer in Exact Online volledig. In plaats van handmatig invoeren, scannen uw medewerkers simpelweg de barcode van elk artikel. De app communiceert direct met de Exact Online API en verwerkt de boeking in real-time.
Dit werkt voor alle belangrijke magazijnprocessen:
- Goederenontvangst: Scan de barcodes van binnenkomende artikelen en boek ze direct op uw inkooporder in Exact Online. Aantallen worden automatisch gecontroleerd tegen de bestelling.
- Voorraadverplaatsing: Verplaats artikelen tussen magazijnen of locaties door te scannen. Exact Online wordt direct bijgewerkt, zodat u altijd weet waar elk artikel zich bevindt.
- Uitgaande goederen: Pick en lever orders door artikelen te scannen. De app verifieert dat u het juiste artikel pakt en boekt de levering direct in Exact Online.
- Voorraadtelling: Tel uw voorraad door artikelen te scannen in plaats van handmatig te noteren. Verschillen worden direct zichtbaar in Exact Online.
Real-time voorraadstanden in Exact Online
Het grootste voordeel van geautomatiseerd voorraadbeheer is dat uw voorraadstanden in Exact Online altijd actueel zijn. Zodra een medewerker een barcode scant, wordt de voorraad bijgewerkt. Er is geen vertraging meer tussen de fysieke handeling en de administratie.
Dit heeft directe voordelen voor uw hele organisatie. De verkoopafdeling kan betrouwbare levertijden afgeven omdat ze de werkelijke voorraad zien. De inkoopafdeling kan beter bestellen omdat ze weten wat er werkelijk op voorraad is. En het management heeft accurate rapportages in Exact Online voor betere besluitvorming.
Foutloos werken met scanverificatie
De Barcode Scan App voorkomt fouten doordat elke scan wordt geverifieerd. Wanneer een medewerker een artikel scant bij het picken van een order, controleert de app of het juiste artikel wordt gepakt. Scant de medewerker het verkeerde artikel? Dan geeft de app direct een waarschuwing. Dit voorkomt verkeerde leveringen en retourzendingen.
Ook bij goederenontvangst wordt geverifieerd. De app controleert of het gescande artikel op de inkooporder staat en of het juiste aantal wordt ontvangen. Dit elimineert de fouten die bij handmatige invoer onvermijdelijk optreden.
Sneller werken in het magazijn
Barcode scanning is niet alleen nauwkeuriger, maar ook aanzienlijk sneller dan handmatige invoer. Een barcode scannen duurt minder dan een seconde. Vergelijk dat met het opzoeken van een artikelnummer, het navigeren door Exact Online en het handmatig invoeren van gegevens — een proces dat al snel een minuut of langer duurt per boeking.
In de praktijk betekent dit dat medewerkers tot 5 keer sneller kunnen werken. Een goederenontvangst die voorheen een uur duurde, is met scanning in tien minuten klaar. Orders picken gaat sneller omdat medewerkers niet meer hoeven te zoeken: de app toont direct de juiste locatie uit Exact Online.
Hoe de Barcode Scan App verbindt met Exact Online
De Barcode Scan App is specifiek ontwikkeld voor Exact Online. De app maakt gebruik van de officiële Exact Online API om gegevens uit te wisselen. Dit betekent dat alle artikeldata, magazijnen, locaties, orders en voorraadstanden direct beschikbaar zijn in de app.
De koppeling werkt twee richtingen op. Wijzigingen in Exact Online (zoals nieuwe artikelen of orders) zijn direct zichtbaar in de app. En alle scans vanuit de app worden direct verwerkt in Exact Online. Er is geen tussenliggende software of handmatige synchronisatie nodig.
De app werkt op elke smartphone of tablet met een camera, en ondersteunt ook Bluetooth en industriële barcode scanners. U kunt dus starten met uw bestaande apparatuur en later upgraden naar dedicated scanners als uw volume groeit.
Starten met geautomatiseerd voorraadbeheer
De overstap van handmatig naar geautomatiseerd voorraadbeheer in Exact Online is eenvoudiger dan u denkt. De Barcode Scan App is direct te gebruiken met uw bestaande Exact Online omgeving. Er hoeft niets geïnstalleerd te worden op uw server of aangepast te worden in Exact Online. Binnen een uur kunt u uw eerste barcodes scannen.
Probeer het zelf en ervaar hoeveel efficiënter uw magazijn kan werken.