Een nauwkeurige voorraad is de basis van een goed functionerend magazijn. Toch lopen de voorraden in het systeem en de werkelijke voorraad in het magazijn vaak uiteen. Regelmatige inventarisatie is essentieel om deze verschillen te corrigeren. In deze handleiding nemen we u stap voor stap mee door het inventarisatieproces in Exact Online.
Wanneer inventariseren?
Er zijn verschillende momenten waarop een inventarisatie zinvol is:
- Jaarlijkse inventarisatie: Wettelijk verplicht voor de jaarrekening. Meestal uitgevoerd aan het einde van het boekjaar.
- Cyclisch tellen: Maandelijks of wekelijks een selectie van artikelen tellen. Dit verspreidt de werklast over het jaar en houdt uw voorraad continu nauwkeurig.
- Ad hoc telling: Na een vermoeden van voorraadverschillen, bijvoorbeeld na een opvallende afwijking bij het picken.
- Na een verhuizing: Bij het verplaatsen van voorraad naar een nieuw magazijn of nieuwe opslaglocaties.
Voorbereiding van de inventarisatie
Een goede voorbereiding is het halve werk. Neem de volgende stappen voordat u begint met tellen:
1. Verwerk openstaande transacties
Zorg dat alle goederenontvangsten, leveringen en magazijnverplaatsingen zijn verwerkt in Exact Online. Openstaande transacties leiden tot schijnbare voorraadverschillen die er in werkelijkheid niet zijn.
2. Bepaal de scope
Besluit welke artikelen en locaties u gaat tellen. Bij een volledige inventarisatie telt u alles. Bij cyclisch tellen selecteert u een groep artikelen, bijvoorbeeld op basis van artikelgroep, locatie of waarde (ABC-analyse).
3. Plan het tijdstip
Plan de inventarisatie bij voorkeur op een moment dat er geen goederenbewegingen plaatsvinden. Doe de telling buiten werktijd of blokkeer het magazijn tijdelijk voor in- en uitgaande goederen.
4. Bereid het team voor
Informeer de telmedewerkers over de werkwijze. Wie telt welk gebied? Hoe worden de tellingen vastgelegd? Gebruik twee onafhankelijke tellers voor kritische artikelen.
Telmethoden
Er zijn verschillende methoden om de voorraad te tellen:
Papieren tellijst
De traditionele methode: een geprinte lijst met artikelen en locaties. Medewerkers noteren de getelde aantallen op papier en deze worden achteraf ingevoerd. Deze methode is eenvoudig maar arbeidsintensief en foutgevoelig.
Barcode scanning met de Barcode Scan App
De efficiëntste methode is tellen met barcode scanning. Met de Barcode Scan App scant u de barcode van het artikel, voert het getelde aantal in en de telling wordt direct verwerkt in Exact Online. De voordelen:
- Geen dubbele invoer meer
- Real-time verwerking in Exact Online
- Automatische artikelherkenning via barcode
- Locatiescanning voor extra controle
- Minder fouten door eliminatie van handmatige invoer
Stap-voor-stap: inventarisatie in Exact Online
Stap 1: Maak een balans aan
Ga in Exact Online naar Voorraad > Balansen en maak een nieuwe balans aan. Selecteer het magazijn dat u wilt tellen. U kunt kiezen om alle artikelen op te nemen of alleen specifieke artikelgroepen.
Stap 2: Start de telling
Open de balans in de Barcode Scan App. U ziet nu alle artikelen die geteld moeten worden. Loop systematisch door het magazijn en scan elk artikel. Voer het getelde aantal in na het scannen.
Stap 3: Controleer de verschillen
Na het tellen toont Exact Online de verschillen tussen de systeemvoorraad en de getelde voorraad. Controleer grote afwijkingen en hertell indien nodig. Let vooral op:
- Artikelen met een negatief verschil: zijn er leveringen niet geboekt?
- Artikelen met een positief verschil: zijn er ontvangsten niet verwerkt?
- Artikelen die niet zijn geteld: staan deze nog op de juiste locatie?
Stap 4: Finaliseer de balans
Wanneer u tevreden bent met de telling, finaliseert u de balans in Exact Online. Het systeem maakt automatisch correctieboekingen aan voor alle voorraadverschillen. De systeemvoorraad komt nu overeen met de werkelijke voorraad.
Tips voor een efficiënte inventarisatie
- Tel per locatie: Loop het magazijn systematisch door per stellingrij en per locatie. Dit voorkomt dat u locaties overslaat.
- Gebruik twee tellers: Bij waardevolle artikelen is een dubbele telling aan te raden voor extra zekerheid.
- Minimaliseer goederenbewegingen: Stop indien mogelijk met in- en uitboeken tijdens de telling.
- Onderzoek grote verschillen: Analyseer de oorzaak van afwijkingen om herhaling te voorkomen.
- Overweeg cyclisch tellen: In plaats van één grote jaarlijkse telling kunt u maandelijks een selectie tellen. Dit is minder ontwrichtend voor uw bedrijfsvoering.