Eine genaue Bestandsverwaltung in Exact Online ist für jedes Unternehmen mit physischen Produkten unerlässlich. Aber selbst mit den besten Prozessen schleichen sich Bestandsabweichungen ein: Artikel werden beschädigt, falsch gebucht oder verschwinden. Regelmäßige Inventuren sind daher unverzichtbar. Mit der richtigen Inventursoftware machen Sie diesen Prozess schnell, genau und vollständig in Exact Online integriert.
Warum regelmäßig Bestand zählen?
Ihre Bestandsverwaltung in Exact Online ist nur so gut wie die Genauigkeit Ihrer Buchungen. In der Praxis entstehen immer Unterschiede zwischen dem administrativen und dem physischen Bestand. Dies hat verschiedene Ursachen:
- Buchungsfehler: Falsche Mengen oder Artikelnummern bei Wareneingang oder Lieferung.
- Beschädigung: Artikel, die beschädigt werden und nicht abgebucht werden.
- Diebstahl oder Verlust: Artikel, die ohne Buchung verschwinden.
- Retouren: Rücksendungen, die nicht korrekt in Exact Online verarbeitet werden.
- Produktionsabfall: Rohstoffe, die während des Produktionsprozesses verloren gehen.
Diese Unterschiede häufen sich an. Ohne regelmäßige Kontrolle kann Ihr Bestand in Exact Online nach einigen Monaten erheblich von der Realität abweichen. Dies führt zu falschen Einkaufsentscheidungen, verpassten Lieferungen und unzuverlässigen Finanzberichten.
Das Problem des manuellen Zählens
Traditionell wird eine Inventur mit Stift und Papier oder Excel-Tabellen durchgeführt. Mitarbeiter gehen durch das Lager, zählen Artikel und notieren die Mengen. Danach werden die Zählergebnisse manuell mit Exact Online verglichen und Korrekturen eingegeben.
Dieser Prozess ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Zählfehler sind unvermeidlich: Artikel werden doppelt gezählt, übersprungen oder falsch identifiziert. Das Abtippen von Zählergebnissen führt zu Eingabefehlern. Und der gesamte Prozess kann Tage dauern, wodurch das Lager stillsteht oder die Zählung durch fortlaufende Warenbewegungen ungenau wird.
Viele Unternehmen verschieben ihre Inventur deshalb — manchmal bis zur obligatorischen Jahresinventur. Aber je länger Sie warten, desto größer werden die Bestandsabweichungen und desto schwieriger ist es, die Ursachen zu ermitteln.
Schneller zählen mit Barcode-Scanning
Die Barcode Scan App macht die Inventur für Exact Online grundlegend einfacher. Anstatt Artikel manuell zu identifizieren und Mengen aufzuschreiben, scannen Sie einfach den Barcode jedes Artikels. Die App erkennt den Artikel direkt aus Ihrer Exact Online Datenbank und registriert die Zählung.
Der Prozess funktioniert wie folgt:
Schritt 1: Zählung vorbereiten
Erstellen Sie eine neue Zählung in der App. Sie können eine Vollzählung wählen oder selektiv nach Lager, Lagerort oder Artikelgruppe zählen. Die App ruft die benötigten Daten aus Exact Online ab.
Schritt 2: Artikel scannen und zählen
Gehen Sie durch das Lager und scannen Sie den Barcode jedes Artikels. Geben Sie die gezählte Menge ein. Die App registriert automatisch, welche Artikel gezählt wurden und welche noch gezählt werden müssen. Bei großen Mengen desselben Artikels können Sie einfach die Menge nach einem einzigen Scan eingeben.
Schritt 3: Abweichungen überprüfen
Nach dem Zählen zeigt die App eine Übersicht aller Bestandsabweichungen. Sie sehen sofort, welche Artikel mehr oder weniger auf Lager sind als in Exact Online registriert. Die App hebt große Abweichungen hervor, damit Sie diese untersuchen können.
Schritt 4: Korrekturen verarbeiten
Nach Überprüfung der Abweichungen verarbeiten Sie die Korrekturen mit einem einzigen Tippen in Exact Online. Die App erstellt automatisch die richtigen Bestandsmutationen. Ihre Bestandsverwaltung in Exact Online stimmt wieder mit der Realität überein.
Zyklisches Zählen: kleine Zählungen, große Wirkung
Mit der Barcode Scan App wird die Inventur so einfach, dass Sie sie viel häufiger durchführen können. Anstatt einer großen jährlichen Zählung können Sie auf zyklisches Zählen umsteigen: jede Woche oder jeden Monat einen kleinen Teil Ihres Bestands zählen.
Die Vorteile des zyklischen Zählens sind erheblich:
- Kein Lagerstillstand: Sie zählen nur einen kleinen Teil, sodass das Lager normal weiterarbeiten kann.
- Schnellere Erkennung: Bestandsabweichungen werden früher entdeckt, sodass die Ursache leichter ermittelt werden kann.
- Bessere Genauigkeit: Durch häufigeres Zählen bleibt Ihr Bestand in Exact Online genauer.
- Verteilung der Arbeit: Statt eines intensiven Wochenendes zählen Sie jede Woche eine halbe Stunde.
Die Bilanzen-Funktion in der Barcode Scan App
Die Barcode Scan App bietet eine spezielle Bilanzen-Funktion, die für Inventuren in Exact Online entwickelt wurde. Diese Funktion kombiniert den Komfort des Barcode-Scannings mit der Leistungsfähigkeit der Bestandsverwaltung von Exact Online. Sie können mehrere Zähllisten gleichzeitig verwalten, Zählungen pausieren und später fortsetzen sowie Zählergebnisse für Analysen exportieren.
Die Bilanzen-Funktion unterstützt auch das Zählen von Artikeln mit Chargen- und Seriennummern. Beim Scannen eines Barcodes mit Chargeninformation wird die Chargennummer automatisch registriert, sodass Sie auch auf Chargenebene einen genauen Bestand in Exact Online haben.
Beginnen Sie heute mit effizienterem Zählen
Der Umstieg auf digitale Inventur mit der Barcode Scan App ist unkompliziert. Die App funktioniert direkt mit Ihrer Exact Online Umgebung — keine Konfiguration oder Anpassungen erforderlich. Starten Sie Ihre erste Zählung noch heute und entdecken Sie, wie viel Zeit Sie sparen.