Viele Unternehmen, die mit Exact Online arbeiten, verwalten ihren Bestand immer noch manuell. Mitarbeiter notieren Mengen auf Papier, geben Daten später über den Desktop ein und hoffen, dass alles stimmt. Das Ergebnis? Bestandsabweichungen, falsche Lieferungen und frustrierte Kunden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Bestandsverwaltung in Exact Online mit Barcode-Scanning automatisieren können — und warum das ein Gamechanger für Ihr Lager ist.
Warum manuelle Bestandsverwaltung scheitert
Manuelle Bestandsverwaltung scheint auf den ersten Blick einfach: Sie empfangen Waren, notieren die Mengen und geben sie in Exact Online ein. Aber in der Praxis geht regelmäßig etwas schief. Mitarbeiter vergessen Buchungen, machen Tippfehler bei Artikelnummern oder geben falsche Mengen ein. Je größer Ihr Lager, desto größer das Problem.
Die Folgen sind erheblich. Bestandsabweichungen führen zu Fehlbeständen: Sie denken, ein Artikel ist auf Lager, aber beim Kommissionieren stellt sich heraus, dass er nicht da ist. Oder umgekehrt: Sie bestellen Artikel nach, die bereits im Lager liegen. Beide Szenarien kosten Sie Geld und schaden Ihrer Kundenzufriedenheit.
Darüber hinaus ist manuelle Dateneingabe langsam. Ein Mitarbeiter, der am Computer sitzen muss, um Buchungen in Exact Online zu verarbeiten, steht nicht im Lager, um produktive Arbeit zu leisten. Die Verzögerung zwischen der physischen Warenbewegung und der administrativen Verarbeitung kann Stunden oder sogar Tage betragen — und in dieser Zeit stimmen Ihre Bestände in Exact Online nicht.
Die Lösung: Barcode-Scanning für Exact Online
Mit der Barcode Scan App automatisieren Sie Ihre Bestandsverwaltung in Exact Online vollständig. Anstatt manuell einzugeben, scannen Ihre Mitarbeiter einfach den Barcode jedes Artikels. Die App kommuniziert direkt mit der Exact Online API und verarbeitet die Buchung in Echtzeit.
Dies funktioniert für alle wichtigen Lagerprozesse:
- Wareneingang: Scannen Sie die Barcodes eingehender Artikel und buchen Sie sie direkt auf Ihre Bestellung in Exact Online. Mengen werden automatisch gegen die Bestellung geprüft.
- Bestandsumlagerung: Verlagern Sie Artikel zwischen Lagern oder Lagerorten durch Scannen. Exact Online wird sofort aktualisiert, sodass Sie immer wissen, wo sich jeder Artikel befindet.
- Warenausgang: Kommissionieren und liefern Sie Aufträge durch Scannen von Artikeln. Die App überprüft, ob Sie den richtigen Artikel greifen, und bucht die Lieferung direkt in Exact Online.
- Inventur: Zählen Sie Ihren Bestand durch Scannen von Artikeln anstatt sie manuell zu notieren. Abweichungen werden sofort in Exact Online sichtbar.
Echtzeit-Bestände in Exact Online
Der größte Vorteil der automatisierten Bestandsverwaltung ist, dass Ihre Bestände in Exact Online immer aktuell sind. Sobald ein Mitarbeiter einen Barcode scannt, wird der Bestand aktualisiert. Es gibt keine Verzögerung mehr zwischen der physischen Handlung und der Verwaltung.
Dies hat direkte Vorteile für Ihre gesamte Organisation. Die Vertriebsabteilung kann zuverlässige Lieferzeiten angeben, weil sie den tatsächlichen Bestand sieht. Die Einkaufsabteilung kann besser bestellen, weil sie weiß, was wirklich auf Lager ist. Und das Management hat genaue Berichte in Exact Online für bessere Entscheidungsfindung.
Fehlerfreies Arbeiten mit Scan-Verifizierung
Die Barcode Scan App verhindert Fehler, da jeder Scan verifiziert wird. Wenn ein Mitarbeiter beim Kommissionieren eines Auftrags einen Artikel scannt, prüft die App, ob der richtige Artikel gegriffen wird. Scannt der Mitarbeiter den falschen Artikel? Die App gibt sofort eine Warnung. Dies verhindert falsche Lieferungen und Retouren.
Auch beim Wareneingang wird verifiziert. Die App prüft, ob der gescannte Artikel auf der Bestellung steht und ob die richtige Menge empfangen wird. Dies eliminiert die Fehler, die bei manueller Eingabe unvermeidlich auftreten.
Schneller arbeiten im Lager
Barcode-Scanning ist nicht nur genauer, sondern auch deutlich schneller als manuelle Dateneingabe. Das Scannen eines Barcodes dauert weniger als eine Sekunde. Vergleichen Sie das mit dem Nachschlagen einer Artikelnummer, dem Navigieren durch Exact Online und dem manuellen Eingeben von Daten — ein Prozess, der leicht eine Minute oder länger pro Buchung dauert.
In der Praxis bedeutet dies, dass Mitarbeiter bis zu 5-mal schneller arbeiten können. Ein Wareneingang, der früher eine Stunde dauerte, ist mit Scanning in zehn Minuten erledigt. Die Auftragskommissionierung geht schneller, weil Mitarbeiter nicht mehr suchen müssen: Die App zeigt sofort den richtigen Lagerort aus Exact Online an.
Wie die Barcode Scan App sich mit Exact Online verbindet
Die Barcode Scan App wurde speziell für Exact Online entwickelt. Die App nutzt die offizielle Exact Online API zum Datenaustausch. Das bedeutet, dass alle Artikeldaten, Lager, Lagerorte, Aufträge und Bestände direkt in der App verfügbar sind.
Die Verbindung funktioniert in beide Richtungen. Änderungen in Exact Online (wie neue Artikel oder Aufträge) sind sofort in der App sichtbar. Und alle Scans aus der App werden direkt in Exact Online verarbeitet. Keine Zwischensoftware oder manuelle Synchronisation erforderlich.
Die App funktioniert auf jedem Smartphone oder Tablet mit Kamera und unterstützt auch Bluetooth- und industrielle Barcode-Scanner. Sie können also mit Ihrer vorhandenen Ausrüstung beginnen und später auf dedizierte Scanner upgraden, wenn Ihr Volumen wächst.
Starten Sie mit automatisierter Bestandsverwaltung
Der Umstieg von manueller auf automatisierte Bestandsverwaltung in Exact Online ist einfacher als Sie denken. Die Barcode Scan App kann sofort mit Ihrer bestehenden Exact Online Umgebung verwendet werden. Es muss nichts auf Ihrem Server installiert oder in Exact Online geändert werden. Innerhalb einer Stunde können Sie Ihre ersten Barcodes scannen.
Probieren Sie es selbst aus und erleben Sie, wie viel effizienter Ihr Lager arbeiten kann.