Ein genauer Bestand ist die Grundlage eines gut funktionierenden Lagers. Dennoch weichen die Bestandsmengen im System und der tatsächliche Bestand im Lager oft voneinander ab. Regelmäßige Inventuren sind unerlässlich, um diese Unterschiede zu korrigieren. In dieser Anleitung führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Inventurprozess in Exact Online.
Wann sollten Sie eine Inventur durchführen?
Es gibt verschiedene Zeitpunkte, zu denen eine Inventur sinnvoll ist:
- Jährliche Inventur: Gesetzlich vorgeschrieben für den Jahresabschluss. Wird in der Regel am Ende des Geschäftsjahres durchgeführt.
- Zyklisches Zählen: Monatlich oder wöchentlich eine Auswahl von Artikeln zählen. Dies verteilt die Arbeitslast über das Jahr und hält Ihren Bestand kontinuierlich genau.
- Ad-hoc-Zählung: Nach einem Verdacht auf Bestandsabweichungen, zum Beispiel nach einer auffälligen Abweichung beim Kommissionieren.
- Nach einem Umzug: Beim Verlagern von Bestand in ein neues Lager oder an neue Lagerplätze.
Vorbereitung der Inventur
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Arbeit. Führen Sie die folgenden Schritte durch, bevor Sie mit dem Zählen beginnen:
1. Offene Transaktionen verarbeiten
Stellen Sie sicher, dass alle Wareneingange, Lieferungen und Lagerumlagerungen in Exact Online verarbeitet wurden. Offene Transaktionen führen zu scheinbaren Bestandsabweichungen, die in Wirklichkeit nicht existieren.
2. Umfang festlegen
Entscheiden Sie, welche Artikel und Lagerplätze Sie zählen werden. Bei einer vollständigen Inventur zählen Sie alles. Beim zyklischen Zählen wählen Sie eine Gruppe von Artikeln aus, zum Beispiel basierend auf Artikelgruppe, Lagerplatz oder Wert (ABC-Analyse).
3. Zeitpunkt planen
Planen Sie die Inventur vorzugsweise zu einem Zeitpunkt, an dem keine Warenbewegungen stattfinden. Führen Sie die Zählung außerhalb der Arbeitszeit durch oder sperren Sie das Lager vorübergehend für ein- und ausgehende Waren.
4. Team vorbereiten
Informieren Sie das Zählpersonal über das Verfahren. Wer zählt welchen Bereich? Wie werden die Zählungen erfasst? Verwenden Sie zwei unabhängige Zähler für kritische Artikel.
Zählmethoden
Es gibt verschiedene Methoden zur Bestandszählung:
Papier-Zählliste
Die traditionelle Methode: eine gedruckte Liste mit Artikeln und Lagerplätzen. Mitarbeiter notieren die gezählten Mengen auf Papier, die anschließend ins System eingegeben werden. Diese Methode ist einfach, aber arbeitsintensiv und fehleranfällig.
Barcode-Scanning mit der Barcode Scan App
Die effizienteste Methode ist das Zählen mit Barcode-Scanning. Mit der Barcode Scan App scannen Sie den Artikel-Barcode, geben die gezählte Menge ein und die Zählung wird direkt in Exact Online verarbeitet. Die Vorteile:
- Keine doppelte Dateneingabe mehr
- Echtzeit-Verarbeitung in Exact Online
- Automatische Artikelerkennung per Barcode
- Lagerplatz-Scanning für zusätzliche Kontrolle
- Weniger Fehler durch Eliminierung manueller Eingabe
Schritt für Schritt: Inventur in Exact Online
Schritt 1: Inventurzählung erstellen
Gehen Sie in Exact Online zu Bestand > Zählungen und erstellen Sie eine neue Zählung. Wählen Sie das Lager aus, das Sie zählen möchten. Sie können wählen, ob alle Artikel oder nur bestimmte Artikelgruppen einbezogen werden.
Schritt 2: Zählung starten
Öffnen Sie die Inventurzählung in der Barcode Scan App. Sie sehen nun alle Artikel, die gezählt werden müssen. Gehen Sie systematisch durch das Lager und scannen Sie jeden Artikel. Geben Sie die gezählte Menge nach dem Scannen ein.
Schritt 3: Differenzen prüfen
Nach dem Zählen zeigt Exact Online die Unterschiede zwischen dem Systembestand und dem gezählten Bestand an. Überprüfen Sie große Abweichungen und zählen Sie gegebenenfalls erneut. Achten Sie besonders auf:
- Artikel mit negativer Differenz: Wurden Lieferungen nicht gebucht?
- Artikel mit positiver Differenz: Wurden Wareneingange nicht verarbeitet?
- Artikel, die nicht gezählt wurden: Stehen sie noch am richtigen Lagerplatz?
Schritt 4: Inventurzählung abschließen
Wenn Sie mit der Zählung zufrieden sind, schließen Sie die Inventurzählung in Exact Online ab. Das System erstellt automatisch Korrekturbuchungen für alle Bestandsabweichungen. Der Systembestand stimmt nun mit dem tatsächlichen Bestand überein.
Tipps für eine effiziente Inventur
- Nach Lagerplatz zählen: Gehen Sie das Lager systematisch nach Regalreihe und Lagerplatz durch. Dies verhindert, dass Sie Lagerplätze überspringen.
- Zwei Zähler einsetzen: Bei wertvollen Artikeln ist eine Doppelzählung für zusätzliche Sicherheit empfehlenswert.
- Warenbewegungen minimieren: Stoppen Sie wenn möglich das Ein- und Ausbuchen während der Zählung.
- Große Differenzen untersuchen: Analysieren Sie die Ursache von Abweichungen, um Wiederholungen zu vermeiden.
- Zyklisches Zählen in Betracht ziehen: Anstelle einer großen jährlichen Zählung können Sie monatlich eine Auswahl zählen. Dies ist weniger störend für Ihren Betrieb.