5 häufige Fehler bei der Bestandsverwaltung
Eine effiziente Bestandsverwaltung ist das Rückgrat jedes Unternehmens, das physische Produkte handelt, produziert oder vertreibt. Dennoch sehen wir bei vielen Unternehmen dieselben Fehler — Fehler, die zu Bestandsabweichungen, verpassten Verkäufen und unnötigen Kosten führen. In diesem Artikel besprechen wir die fünf häufigsten Fehler und geben konkrete Lösungen, um sie zu vermeiden.
Fehler 1: Manuelles Zählen statt Scannen
Der grundlegendste Fehler, den Unternehmen machen, ist die manuelle Eingabe von Mengen. Ob Wareneingang, Kommissionierung oder Inventur — manuelle Eingabe ist die größte Fehlerquelle im Bestandsverwaltungsprozess.
Warum ist das ein Problem?
Bei manueller Eingabe kann vieles schiefgehen. Ein Mitarbeiter zählt 12 Produkte, gibt aber 21 ein. Eine Artikelnummer wird falsch übertragen. Ein Wareneingang wird vergessen zu registrieren. Untersuchungen zeigen, dass manuelle Dateneingabe eine Fehlerquote von 1 zu 300 Tastenanschlägen hat. Bei Tausenden von Transaktionen pro Monat summieren sich diese Fehler schnell.
Die Lösung:
Ersetzen Sie manuelle Eingabe durch Barcode-Scanning. Mit der Barcode Scan App scannen Sie den Barcode jedes Produkts. Die Artikelnummer wird fehlerfrei erkannt und die Mengen werden präzise erfasst. Keine Tippfehler, keine Verwechslungen, keine Diskussionen im Nachhinein.
Fehler 2: Keine Echtzeit-Daten verwenden
Viele Unternehmen arbeiten mit veralteten Bestandsdaten. Sie aktualisieren ihr System am Ende des Tages oder sogar nur einmal pro Woche. In der Zwischenzeit treffen sie Entscheidungen auf Grundlage von Daten, die nicht mehr aktuell sind.
Warum ist das ein Problem?
Ohne Echtzeit-Daten verkaufen Sie Produkte, die nicht mehr verfügbar sind, bestellen Produkte, die bereits ausreichend vorrätig sind, oder versprechen Lieferzeiten, die Sie nicht einhalten können. Das führt zu unzufriedenen Kunden, Eilbestellungen zu höheren Preisen und unnötig hohen Bestandsniveaus.
Die Lösung:
Verwenden Sie ein System, das in Echtzeit aktualisiert wird. Die Barcode Scan App verarbeitet jeden Scan direkt in Exact Online. Sobald ein Produkt beim Eingang oder der Auslieferung gescannt wird, ist der Bestand sofort aktualisiert. So arbeitet jeder immer mit den aktuellsten Daten.
Fehler 3: Schlechtes Standortmanagement
Eine erstaunliche Anzahl von Unternehmen lagert Produkte ohne ein strukturiertes Standortsystem. Produkte werden abgestellt, wo Platz ist, ohne dies im System festzuhalten. Das Ergebnis: Mitarbeiter verbringen mehr Zeit mit Suchen als mit Kommissionieren.
Warum ist das ein Problem?
Ohne strukturiertes Standortmanagement dauert das Kommissionieren länger, Produkte werden nicht gefunden (obwohl sie da sind), und die Durchführung von Inventuren ist praktisch unmöglich. Neue Mitarbeiter sind vollständig auf das Wissen erfahrener Kollegen angewiesen, was anfällig ist.
Die Lösung:
Richten Sie Lagerplätze in Exact Online ein und beschriften Sie jeden Standort mit einem Barcode. Mit der Barcode Scan App registrieren Sie bei jeder Umlagerung automatisch den neuen Standort. Legen Sie Vorzugsstandorte pro Produkt fest, damit der Einlagerungsprozess reibungslos verläuft. So weiß jeder immer, wo jedes Produkt liegt.
Fehler 4: Chargennummern nicht registrieren
Viele Unternehmen überspringen die Registrierung von Chargennummern, weil es „zu viel Arbeit“ scheint. Sie wissen, welches Produkt sie haben, aber nicht welche Charge. Das scheint harmlos, bis ein Problem auftritt.
Warum ist das ein Problem?
Ohne Chargenregistrierung haben Sie keine Rückverfolgbarkeit. Bei einem Qualitätsproblem oder Rückruf können Sie nicht feststellen, welche Kunden das betroffene Produkt erhalten haben. In vielen Branchen (Lebensmittel, Pharma, Medizinprodukte) ist die Chargenregistrierung zudem gesetzlich vorgeschrieben. Darüber hinaus macht das Fehlen von Chargennummern es unmöglich, FIFO oder FEFO anzuwenden.
Die Lösung:
Machen Sie die Chargenregistrierung zum Bestandteil Ihres Standardprozesses. Die Barcode Scan App liest Chargennummern automatisch aus GS1-Barcodes aus. Mit einem einzigen Scan registrieren Sie die Artikelnummer, die Chargennummer und optional das Haltbarkeitsdatum. Es kostet keine zusätzliche Zeit und liefert vollständige Rückverfolgbarkeit.
Fehler 5: Keine Scan-Verifizierung bei Eingang und Auslieferung
Der letzte häufige Fehler ist das Nichtverifizieren von Waren bei Eingang und Auslieferung. Lieferungen werden angenommen, ohne zu prüfen, ob der Inhalt mit der Bestellung übereinstimmt. Kundenaufträge werden anhand einer Papierliste ohne Scan-Verifizierung kommissioniert.
Warum ist das ein Problem?
Ohne Verifizierung beim Eingang buchen Sie möglicherweise mehr oder weniger Produkte ein, als tatsächlich geliefert wurden. Bei der Auslieferung senden Sie möglicherweise das falsche Produkt oder die falsche Menge an den Kunden. Dies führt zu Bestandsabweichungen, Retouren und zusätzlichen Versandkosten.
Die Lösung:
Scannen Sie jedes Produkt beim Eingang und vergleichen Sie es mit der Bestellung. Die Barcode Scan App zeigt sofort an, ob die empfangenen Mengen mit der Bestellung übereinstimmen. Beim Kommissionieren von Kundenaufträgen scannen Sie jedes Produkt und die App warnt, wenn eine Abweichung erkannt wird. So verhindern Sie Fehler, bevor sie den Kunden erreichen.
Fazit
Die fünf Fehler, die wir besprochen haben — manuelles Zählen, keine Echtzeit-Daten, schlechtes Standortmanagement, keine Chargenregistrierung und fehlende Scan-Verifizierung — begegnen uns täglich. Die gute Nachricht ist, dass sie alle einfach gelöst werden können, indem Sie Barcode-Scanning in Ihre Lagerprozesse implementieren.
Die Barcode Scan App für Exact Online bietet eine zugängliche und effektive Lösung. Sie können sofort loslegen, ohne teure Hardware oder komplexe Implementierungsprozesse. Testen Sie es einen Monat kostenlos und erleben Sie selbst, wie viel genauer Ihre Bestandsverwaltung wird.